Įrašų laikraštiui apibūdinti naudojami du skirtingi kriterijai. Pirmąja prasme įrašų laikraštis yra laikraštis, kuriame skelbiami vieši pranešimai, informacija, kuri gali būti įdomi bendruomenei, pavyzdžiui, miesto tarybos balsavimo rezultatai, ir teisiniai pranešimai. Antrąja prasme įrašų laikraštis laikomas aukštus žurnalistikos standartus turinčiu leidiniu, skelbiančiu gyvybiškai svarbią, svarbią ir įdomią informaciją. Pagal pirmąjį apibrėžimą daugelis laikraščių, įskaitant prestižinį New York Times, nėra rekordiniai laikraščiai, nors jie garsėja savo žurnalistikos kokybe. Tiesą sakant, „Times“ ypač kalbėjo apie šią problemą, prašydamas žmonių nevadinti to kaip „įrašų laikraštį“.
Prieštaringi laikraščio apibrėžimai iliustruoja naujienų žiniasklaidos pokyčius. Prieš plačią prieigą prie momentinių pranešimų daugelis laikraščių manė, kad jie turi viešą pareigą skelbti informaciją, kurią žmonėms gali būti sunku rasti kitose vietose, net jei ta informacija nebuvo ypač įdomi arba susijusi tik su nedidele bendruomenės dalimi. Įrašų laikraštis gali skelbti užsienio rinkimų rezultatus, pavyzdžiui, siekdamas užtikrinti, kad jie būtų įtraukti į viešąjį įrašą, suprasdami, kad ši laikraščio dalis gali būti laikoma patrauklia ne visiems skaitytojams.
Be to, daugelis šalių reikalauja, kad teisiniai pranešimai, pvz., ketinimai pakeisti įmonės nuosavybę, būtų paskelbti viešai, siekiant užtikrinti, kad visos susijusios šalys turėtų prieigą prie šios informacijos. Įrašų laikraštis skelbtų šią informaciją, taip užtikrindamas, kad ji būtų platinama ir įtraukta į įrašus. Ši praktika itin vertinga genealogams ir istorikams, kurie gali naršyti senas laikraščių kopijas, kad gautų informacijos apie studijuojamus žmones.
Daugelis bendruomenės laikraščių visame pasaulyje vis dar gali save laikyti tradiciniais rekordiniais laikraščiais, kuriuose, be kita ko, pateikiama informacija apie artėjančius miesto valdžios posėdžius, vietinių mokyklų komandų sporto rezultatus. Tokie laikraščiai taip pat kartais skelbia regioninių naujienų santraukas, kurios, jų nuomone, būtų įdomios jų skaitytojams, o atskira skiltis yra skirta teisiniams pranešimams skelbti.
Tačiau pagrindiniai laikraščiai atsisakė savo „įrašų laikraščių“ vaidmens, teisingai darydami prielaidą, kad jų skaitytojai gali gauti tokią informaciją iš kitų šaltinių, pavyzdžiui, interneto. Vietoj to, šiose publikacijose didesnis dėmesys buvo skiriamas pažangiausiajai žurnalistikai, pranešant istorijas, kurių kiti dokumentai neapima. Kai kurie žmonės ir toliau vadina šiuos leidinius „įrašų laikraščiais“, kai tikslesnis apibūdinimas gali būti „informacinis laikraštis“. Kai kurie gerai žinomi tokio tipo leidinių pavyzdžiai iš viso pasaulio: „The Australian“, „The Mail and Guardian“ (Pietų Afrika), „The Irish Times“, „The Daily Telegraph“ (Londonas), „The Toronto Star“ (Kanada), „The Hindustan Times“ (Indija). ), The New York Times, The Wall Street Journal, The Standard (Honkongas), The Guardian (Londonas), The Washington Post, Al Akhbar (Libanas), De Morgen (Briuselis), Le Monde (Prancūzija), Die Welt ( Vokietija) ir The Aftenposten (Norvegija), tarp daugelio kitų.