Išimčių ataskaita yra suvestinės ataskaitos tipas, identifikuojantis bet kokius įvykius, kurie nepatenka į įprastą diapazoną. Tokios ataskaitos yra naudojamos įvairiose situacijose, įskaitant atsargų derinimo procesą, projekto valdymo tyrimą ir net darbuotojų vertinimą. Ataskaitos tikslas – nustatyti bet kokius veiksnius, kurie nelaikomi priimtinų parametrų ribose, kad būtų galima imtis veiksmų, padedančių sumažinti arba panaikinti išimtis ir padidinti bendrą efektyvumą.
Kalbant apie atsargų suderinimą, išimties ataskaita dažnai yra būtina nustatant skirtumus tarp fizinės inventoriaus ir atsargų, pateiktų atsargų duomenų bazėse. Laikui bėgant klaidų gali atsirasti beveik bet kokio tipo atsargose, todėl būtina atlikti koregavimus, kurie atspindėtų tikrąjį turimų prekių kiekį. Taip ne tik lengviau koreguoti naujų prekių užsakymus, kad po ranka būtų pakankamai atsargų, bet ir būtų galima tiksliai apskaičiuoti mokesčius.
Pavyzdžiui, daugelis gamybos įmonių palaiko vadinamąją įmonės parduotuvę, kuri yra atsakinga už dalių ir kitų komponentų, reikalingų gamyklos aukšte esančios mašinos veikimui, išdavimą. Šios parduotuvės vadovai paprastai atlieka vadinamąjį ciklo skaičiavimą, fiziškai inventorizuodami viską nuo mažiausio varžto iki brangių variklio komponentų, kurie naudojami gamybos įrangai prižiūrėti ir taisyti. Nustačius, kad atsargų duomenų bazėje rodomas vienetų skaičius neatitinka šio fizinio skaičiaus, išimčių ataskaitoje padaromas įrašas. Tai leidžia grįžti atgal ir nustatyti, ar gauta tos dalies siunta nebuvo įtraukta į duomenų bazę, ar kai kurios išmokos iš fizinės inventorizacijos nebuvo tinkamai įrašytos. Kai kuriais atvejais išimties ataskaitoje taip pat gali būti atkreiptas dėmesys į atsargų grobstymą, todėl reikia imtis griežtesnių saugumo priemonių, kurios padeda sumažinti įmonės nuostolius.
Išimčių ataskaita ne tik padeda suderinti įvairių tipų atsargas, bet ir gali būti naudinga vykdant projekto valdymo užduotį. Pagal šį scenarijų ataskaitoje akcentuojamos laukiančios užduotys, kurios vis dar neįvykdytos, net jei tos užduoties numatoma užbaigimo data jau praėjo. Pastebėjus išimtį, galima pakeisti projekto užduočių grafiką, kompensuojant neatitikimą ir grąžinant projektą į vėžes.
Net ir darbuotojų vertinimų srityje gali būti naudinga išimties ataskaita. Čia siekiama nustatyti visus su darbuotoju susijusius įvykius, kurie nepatenka į pagrindinius lūkesčius, susijusius su darbo pozicija. Išimtys gali būti susijusios su veiklos nesėkmėmis arba darbu, viršijančiu įprastą darbo vietą. Pavyzdžiui, išsami išimties ataskaitos informacija gali rodyti, kad darbuotojui reikia tolesnio mokymo tam tikrose srityse, arba nustatyti situacijas, kai darbuotojas galėjo imtis papildomų pareigų, kol bendradarbis sirgo, o tai veiksmingai padėjo verslo veiklai tęsti. nekeičia produktyvumo. Atsižvelgiant į išimčių ataskaitoje užfiksuotų problemų pobūdį, darbuotojui gali būti rekomenduota dalyvauti korekciniuose mokymuose arba jam gali būti įteikta padėka už tai, kad darbdaviui suteikė papildomas paslaugas, tuo pačiu efektyviai vykdant jam pavestas pareigas.