Išlaidų analizė yra metodas, kurį įmonės naudoja siekdamos sekti, kaip įmonė išleidžia pinigus, o galutinis tikslas – sumažinti išlaidas. Informacija apie pardavėjus, pirkimą ir užsakymus yra tvarkoma, o tada analizuojami modeliai. Dėl didžiulio informacijos kiekio, dauguma įmonių išlaidų analizei atlikti naudoja specializuotą programinę įrangą.
Duomenų rinkimo ir analizės procesas yra sunkesnis, nei atrodo iš pirmo žvilgsnio. Kad išlaidų analizė būtų efektyvi, reikia atsižvelgti į visus įmonės išlaidų modelio aspektus. Ši informacija paprastai saugoma atskirose kompiuterinėse sistemose kiekviename įmonės padalinyje. Padalijimai gali būti atskirti tiek atstumu, tiek kalba. Visų šių duomenų surinkimas ir sutvarkymas į tinkamą formatą reikalauja daug laiko ir pinigų.
Didelę sudėtingumo dalį galima pašalinti naudojant programinę įrangą, palengvinančią išlaidų analizę. Pirmoji išlaidų analizės programinė įranga buvo sukurta 2000-ųjų pradžioje. Nors programinė įranga vis dar yra labai brangi, ji pašalina žmogiškojo darbo poreikį ir sukuria paprastą sąsają, leidžiančią pasiekti gautą informaciją.
Programinė įranga veikia ištraukdama duomenis iš esamų įrašų saugojimo sistemų. Tai gali būti paprastos skaičiuoklės, sandėlio duomenys ar kiti šaltiniai. Tada šie duomenys išvalomi, o tai reiškia, kad formatavimas yra standartizuotas, sujungiami pasikartojantys įrašai ir randama trūkstama informacija. Tada programinė įranga klasifikuoja duomenis pagal pramonės standartus ir įmonės nurodytus standartus. Tada viešųjų pirkimų specialistai gali pasiekti duomenis ataskaitoms ir analizei.
Vienas iš svarbių išlaidų analizės aspektų yra tiekėjų vertinimas. Išlaidų analizė gali parodyti, kurie tiekėjai iš įmonės gauna daugiausia pinigų. Bendrovė gali naudoti šią informaciją, kad galėtų derėtis dėl geresnių pasiūlymų arba iš naujo derėtis dėl sutarčių. Dauguma įmonių pirmenybę teikia tiekėjams, tiekėjams, kurie siūlo geriausias paslaugas arba sumažina kainas perkant urmu. Analizė gali atskleisti, kad prekes ar paslaugas, kurios šiuo metu perkamos iš ne pageidaujamo pardavėjo, galima įsigyti iš pageidaujamo pardavėjo pigiau.
Bendrovė taip pat gali pirkti panašias prekes ar paslaugas iš kelių tiekėjų. Tai žinoma kaip suskaidyta prekė. Pinigus galima sutaupyti perkant vieną didelį pirkinį iš vieno tiekėjo, o ne perkant kelis nedidelius pirkinius iš kelių tiekėjų.
Išlaidų analizė taip pat padeda nustatyti netikras išlaidas. Taip atsitinka, kai perkama, kuriai sutartis neįtraukta. Nesudarius sutarties, įmonei taikoma visa kaina, o ne sutartinė kaina, nurodyta nuolatinėje sutartyje su pageidaujamu tiekėju. Tokios išlaidos laikui bėgant įmonei gali kainuoti daug pinigų.