Išlaidų ciklas yra tam tikros rūšies procesas, padedantis apibrėžti, kas vyksta nuo tada, kai įmonė ar vartotojas nusprendžia, kad tam tikros prekės ar paslaugos pirkimas yra būtinas, iki taško, kai už pirkinį sumokama visa. Į ciklą įtrauktų veiksmų skaičius ir tipas skirsis, atsižvelgiant į tyrimo sudėtingumą ir galiausiai leidimo pirkti gavimą. Procesas gali būti dar sudėtingesnis dėl politikos ir procedūrų, susijusių su sprendimu, kada ir kaip teikti mokėjimą už tuos pirkinius.
Daugeliui įmonių išlaidų ciklas prasideda nuo leidimo atlikti tam tikrą pirkimą suteikimo. Paprastai šalis, norinti pirkti, pirkimo agentui arba skyriui turi pateikti vadinamąją paraiškos formą. Jei agentas peržiūri prašymą ir nustato, kad prašoma prekė atitinka įmonės kainodaros gaires ir biudžeto apribojimus, kitas ciklo veiksmas apima pirkimo užsakymo numerio išdavimą. Tuo metu pirminį prašymą pateikusi šalis gali susisiekti su įgaliotuoju pardavėju ir pateikti užsakymą, atidžiai atkreipdama dėmesį į tai, kad pirkimo agento priskirtas pirkimo užsakymo numeris turi būti įtrauktas į užsakymo sąskaitoje faktūroje pateiktą informaciją.
Pateikus užsakymą ir pristačius pageidaujamą prekę, kitas išlaidų ciklo žingsnis apima prekės gavimo apskaitą ir išlaidų priskyrimą konkrečiam įmonės struktūros padaliniui ar padaliniui. Atsižvelgiant į dalyvaujančios įmonės tipą, prekė gali būti įtraukta į aktyvų inventorių, kol ji iš tikrųjų bus išmokėta konkrečiam skyriui. Pavyzdžiui, žaliavos, naudojamos gaminant prekes, kurias įmonė siūlo parduoti, gali būti laikomos įmonės sandėlyje, kol jos bus išleidžiamos, ir apmokestinamos skyriumi, kuris yra pirmoji grandis gamybos procese.
Paskutiniai išlaidų ciklo žingsniai apima mokėjimo už įsigytas prekes planavimą. Kai kuriais atvejais ciklas yra labai trumpas, pavyzdžiui, kai reikia sumokėti pristatymo metu. Kitu metu ši paskutinė išlaidų ciklo dalis gali sutvarkyti dabartines neapmokėtas sąskaitas faktūras pagal tiekėjų nustatytas mokėjimo datas, o mokėtinų sąskaitų komanda peržiūri ir patvirtina apmokėti kiekvieną sąskaitą faktūrą. Tuo metu mokėjimas turi būti atliktas sąskaitoje faktūroje nurodytos faktinės mokėjimo datos arba anksčiau. Atsižvelgiant į įmonės politiką, tas mokėjimas gali būti atliktas elektroniniu pervedimu į pardavėjo sąskaitą arba popieriniu čekiu, kuris yra paruoštas ir išsiųstas pardavėjo nurodytu siuntimo adresu. Paprastai išlaidų ciklas laikomas baigtu, kai apdorojamas mokėjimas ir patvirtinamas jį išdavęs bankas.