Apskritai išlaidų elementas yra tik tam tikro proceso kainos veiksnys. Pavyzdžiui, medžiagų ar įrangos saugojimo išlaidos gali būti bendros gamybos sąnaudų elementas. Nepaisant to, sąnaudų elementas skirtingiems žmonėms gali reikšti skirtingus dalykus. Apskaitos lauke sąnaudų elementas turi specifinį panaudojimą skirtinguose apskaitos modeliuose.
Buhalteriai kartais vartoja frazę „išlaidų elementas“, nurodydami konkrečią „funkciją“ tam tikro proceso metu. Šiuo atveju išlaidų elementų peržiūra padeda kontroliuoti ir pranešti apie išlaidas. Tai yra bendras termino vartojimas.
Kitais atvejais išlaidų elementas gali būti vadinamojo veikla pagrįsto sąnaudų apskaičiavimo dalis. Veikla pagrįstas kaštų apskaičiavimas daro prielaidą, kad gamybai reikalinga veikla ir kad veikla generuoja išlaidas. Šiame modelyje buhalteriai nurodo sąnaudų elementus kaip dalį, tirdami, kaip veikla sukuria išlaidas verslo sistemoje.
Veiklos sąnaudų apskaičiavimas pakeičia paprastesnę darbo sąnaudų apskaičiavimo sistemą arba paprastą „gamybos sąlygų“ sąnaudų apskaičiavimą. Tradicinė sistema gali apimti tam tikrą medžiagų, darbo ir tt sąnaudų rinkinį ir pažvelgti į tą sąnaudų rinkinį, kontrastuojantį su gamybos apimtimi. Veiklos pagrindu apskaičiuojant tai šiek tiek skiriasi. Buhalteriai nustato veiklą ir žiūri, kaip konkrečios proceso dalys turi savo kainą.
Veiklos rūšys, kurias buhalteriai žiūri į veikla pagrįstą sąnaudų apskaičiavimą, yra tokios pat įvairios, kaip ir visos iniciatyvos bendrame verslo plane. Daugelyje įmonių gamyba nėra paprastas procesas. Yra klientų aptarnavimas, sandėliavimas, medžiagų pirkimas, reklama ir daug daugiau. Visiems šiems dalykams paprastai reikia atskirų skyrių arba valdymo struktūrų. Dėl šios priežasties veikla pagrįstas sąnaudų skaičiavimas yra toks populiarus.
Dalis veiklos pagrįstų sąnaudų apskaičiavimo taip pat gali apimti įvairių verslo patalpų sąnaudų peržiūrą. Jei įmonė turi daugiau nei vieną vietą, pažymėdami kiekvienos vietos išlaidas, buhalteriai ir įmonių vadovai gali daugiau sužinoti apie tai, kuri verslo dalis yra brangiausia. Viso to sąnaudų elementai sudaro „detektyvinį darbą“, kurį atlieka buhalteriai, analizuodami veiklą, kuri kainuoja verslui.
Inovatyvi apskaita su išlaidų elementais yra naujos verslo strategijos dalis. Daugelį šių užduočių galima atlikti naudojant sudėtingą programinę įrangą. Bendra „programinės įrangos architektūra“ padeda verslo lyderiams valdyti visą sudėtingą duomenų tvarkymą, kuris vyksta beveik bet kokio tipo versle. Kadangi programinė įranga ir kiti įrankiai daro didesnę analizę prieinamesnę, apskaita gali tapti vis sudėtingesnė ir sudėtingesnė. Todėl verslo pasaulis išmoksta naudoti platesnį metrikų rinkinį, kad galėtų žiūrėti į išlaidas ir pajamas.