Išlaidų knyga yra dokumentas, kurį naudoja buhalteriai ir buhalteriai, norėdami detalizuoti įmonės ar asmens patirtas išlaidas. Paprastai išlaidų knygoje išsamiai aprašomos operacijos, įvykusios tam tikru laikotarpiu, pvz., savaitę, mėnesį, ketvirtį ar metus. Daugelyje šalių įstatymai įpareigoja įmonės tvarkyti išlaidų knygas, kad vyriausybė galėtų užkirsti kelią ir aptikti neteisėtą veiklą, pvz., pinigų plovimą ar įmonių grobstymą.
Jie gali būti knygos, vieno popieriaus lapo arba internetinio dokumento arba programinės įrangos pavidalu. Išlaidų knyga paprastai yra išdėstyta skaičiuoklėje, o dokumento viršuje pateikiamos antraštės, kurios suskirsto finansinę operaciją į keletą skyrių. Paprastai skirtingose knygos skyriuose įrašoma tokia informacija kaip atliekamo mokėjimo tipas, mokėjimo gavėjo vardas ir pavardė ir operacijos data. Knygoje taip pat paprastai yra vieta sąskaitų faktūrų numeriams įrašyti kartu su elektroninių mokėjimų nuorodų kodų čekio numeriais.
Knygoje turi būti bendra einamųjų išlaidų suma, kuri paprastai rodoma kiekvienoje eilutėje kartu su kiekviena įrašyta išlaidomis. Buhalteris paprastai lygina atnaujintą bendrą išlaidų sumą su banko ataskaitose nurodytomis išlaidomis, kad įsitikintų, jog operacijos yra tiksliai įrašytos. Kai kuriais atvejais operacija gali būti rodoma knygoje gerokai anksčiau nei ji pasirodo banko ataskaitoje, nes gali užtrukti kelias dienas, kol bus apdoroti čekiai ir kitos rūšies operacijos. Buhalteris paprastai yra atsakingas už neįvykdytų operacijų peržiūrą, kol visos prekės bus patvirtintos banke.
Kai kuriose šalyse verslo savininkai ir asmenys gali reikalauti tam tikrų rūšių išlaidų kaip mokesčių atskaitymų. Paprastai mokesčių institucijos reikalauja tam tikrų įrodymų šiems teiginiams pagrįsti. Todėl mokesčių inspekcijai kartais pateikiamos išlaidų knygos kopijos kartu su patvirtinamaisiais dokumentais, tokiais kaip kvitai ir sąskaita faktūra. Kai kuriose šalyse mokesčių pareigūnai gali patikrinti mokesčių mokėtojus už ankstesnius mokestinius metus. Todėl daugelyje šalių galioja įstatymai, reikalaujantys, kad žmonės finansinius dokumentus, pvz., knygas, saugotų kelerius metus.
Kartais įmonės ir asmenys gali įsitraukti į ginčus dėl nesumokėtų mokėjimų. Dėl pamesto čekio arba neteisingai nukreipto elektroninio mokėjimo paslaugų teikėjas gali negauti mokėjimo. Verslo savininkai ir asmenys, tvarkantys išlaidų knygą, gali nesunkiai išspręsti tokias problemas, pateikdami tokiai paslaugai informaciją, kaip mokėjimo suma ir mokėjimo atlikimo data. Buhalteriai gali susidurti su teisinėmis problemomis tiek su mokesčių institucijomis, tiek su kitais pardavėjais, kai mokėjimai prarandami arba nukreipiami netinkamai ir netvarkomos išlaidų knygos.