Išlaidų politika yra logiškas ir organizuotas veiksmų planas, naudojamas nustatyti, kaip išleidžiami turimi ištekliai. Tokio tipo politiką dažnai taiko vyriausybės ir įmonės, ir ji padeda kontroliuoti išlaidas. Gyvybingos išlaidų politikos sukūrimas yra labai svarbus nuolatiniam verslo veikimui, nes padeda užtikrinti, kad veiklai reikalingos prekės ir paslaugos būtų po ranka ir pinigai nebūtų švaistomi neesminėms reikmėms.
Rengiant įmonės išlaidų politiką, svarbu ne tik nustatyti, kokios išlaidos yra būtinos vykdomai veiklai, bet ir suskirstyti šias išlaidas pagal prioritetus, kad prekės būtų nupirktos laiku. Tai turi keletą privalumų verslui. Planuojant išlaidas pagal konkrečias pirkimo gaires, galima protingose ribose laikyti atsargas ir nemokėti mokesčių už prekes, kurios ilgai guli sandėlyje. Be to, išlaidų taisyklių, kurios kontroliuoja išlaidų procesą, nustatymas reikš, kad ištekliai bus naudojami nenumatytoms problemoms spręsti, o ne bus pririšti prie esamų atsargų.
Išlaidų politikos rašymas labai panašus į biudžeto rašymą, nes būtina nustatyti reikalingų pirkinių tipus, kada tie pirkimai turėtų būti atlikti ir kiekius, kuriuos galima leisti perkant kiekvieną prekę ar paslaugą. Daugelis įmonių turi pirkimo skyrių, kuris yra atsakingas už tai, kad būtų laikomasi išlaidų politikos. Tai dažnai virsta struktūra, pagal kurią departamentai pateikia reikalingų prekių paraiškas, kad pirkimo agentas peržiūrėtų. Agentas įvertina paraišką ir, jei patvirtinama, užklausai priskiria pirkimo užsakymą ir leidžia pateikti užsakymą. Šis metodas leidžia lengviau apdoroti mokėjimus tiekėjams ir sekti tas išlaidas, atsižvelgiant į kiekvienam įmonės padaliniui nustatytą biudžetą.
Geriausiu atveju išlaidų politika leidžia verslui kuo apdairiausiai panaudoti savo finansinius išteklius ir galiausiai gamina prekes ir paslaugas, kurios parduodamos klientams ir generuoja pajamas. Kai išlaidų politika yra neišsami arba netinkama
apibrėžta, tikimybė išlaikyti išlaidas protingumo ribose ir padidinti įmonės pelną žymiai sumažėja, kartais net iki tokio lygio, kad verslas žlugs.