Išlaidos yra pinigų suma, kurią asmuo ar subjektas išleidžia konkrečiam projektui. Visas išlaidas sudaro ir išlaidos, ir alternatyvios išlaidos kartu. Pirmoji apibūdina įvairių tipų tiesiogines išlaidas, o antroji – netiesioginius finansinius nuostolius, kuriuos asmuo ar subjektas gali patirti pradėdamas tam tikrą projektą.
Daugeliu atvejų išlaidos yra išankstinės išlaidos, kurios patiriamos projekto pradžioje. Kai kas nors finansuoja naujo būsto pirkimą, skolintojas paprastai reikalauja, kad būsto pirkėjas pirkimo metu sumokėtų pagrindinę įmoką, vadinamą užstatu. Šis mokėjimas yra išankstinių išlaidų pavyzdys. Kai pirkimui naudojamos grynųjų pinigų santaupos, daugelyje šalių apskaitos įstatymai reikalauja, kad pirkėjas sandorį įrašytų kaip kapitalo sąnaudas.
Be išankstinių mokėjimų, išlaidų sąnaudos gali būti įtrauktos į apskaitos knygas, net jei tos išlaidos dar neįvyko. Kai pirkimas finansuojamas, nuolatinės pagrindinės sumos ir palūkanų mokėjimai, kuriuos pirkėjas moka skolintojui, yra išlaidų sąnaudų pavyzdys. Atsižvelgiant į regioninius apskaitos įstatymus, skolininkui gali tekti numatomas finansavimo išlaidas įtraukti į įsipareigojimus pagrindinėje apskaitos knygoje, net jei tos išlaidos turi būti padalytos keliems metams.
Be mokėjimų už pirkinį, išlaidos taip pat gali apimti remonto ir priežiūros išlaidas. Kai įmonė įsigyja kopijavimo aparatą, išankstinės išlaidos padengia įrenginio pirkimo išlaidas, tačiau aparatas gali tinkamai neveikti, nebent įmonė samdo rangovą, kuris prižiūrėtų įrenginį. Rangovo mokestis ir atsarginės dalys yra sąnaudos, kurios patiriamos įmonei perkant mašiną. Be to, kopijavimo aparatas neveiks be rašalo ir popieriaus, o tai reiškia, kad šių medžiagų pirkimo kaina yra dar vienas išlaidų pavyzdys.
Visos išlaidos, kurių negalima priskirti išlaidų sąnaudoms, paprastai įrašomos kaip alternatyvios išlaidos. Kai įmonės savininkas nusprendžia nusipirkti kopijavimo aparatą, kad įmonės pranešimus būtų galima atspausdinti ir pateikti darbuotojams, įmonės savininkas gali patirti ne tik akivaizdžias išlaidas, bet ir alternatyvias išlaidas. Jei įmonės savininkas būtų pasirinkęs pirkti el. pašto programinę įrangą, kad pranešimai galėtų būti siunčiami elektroniniu būdu, o ne spausdinami popieriuje, įmonė būtų išvengusi ilgalaikių popieriaus ir rašalo pirkimo išlaidų. Todėl išlaidų sąnaudos yra apčiuopiamos išlaidos, o veiklos sąnaudos paprastai apima prarastas galimybes gauti pajamų arba sumažinti išlaidas.