Išlaidų valdymo sistemos yra daugybė įrankių, kuriuos įmonė naudos savo veiklos sąnaudoms stebėti. Pradinis taškas yra sąnaudų apskaitos sistema, kuri atspindi sąskaitas, naudojamas sąnaudoms užfiksuoti ir paskirstyti. Procedūros yra dar viena išlaidų valdymo sistemų dalis; tai yra gairės, kurių įmonė vadovausis paskirstydama išlaidas ir įkainavusi savo sistemos gaminamas prekes. Sistema taip pat sukurs sekimo sistemą, kurioje įmonė gali palyginti faktines sąnaudas su iš anksto nustatytais įvertinimais, kad būtų atlikta tiksli analizė.
Dauguma įmonių naudos apskaitos knygą, kad sukurtų sąskaitas, reikalingas vidinei finansinei informacijai sekti. Knygoje bus nurodytos sąskaitos, susijusios su gamybos procese naudojamomis prekėmis, tokiomis kaip žaliavos, darbas, pridėtinės išlaidos, gatavos prekės ir parduotų prekių savikaina. Vadovybės buhalteriai į šias sąskaitas skelbs informaciją, susijusią su išlaidų valdymo sistemomis, ir užtikrins, kad informacijos srautas būtų tikslus ir atitiktų įmonės veiklą.
Išsamios procedūros yra dar vienas išlaidų valdymo sistemų aspektas. Šios procedūros diktuoja, kaip įmonė įrašys informaciją ir pripažins išlaidas, susijusias su gamybos sistema. Pavyzdžiui, vadovaujantys buhalteriai fiksuos pirkimus, kai juos atlieka įmonė; prekės išliks konkrečiose sąskaitose, kol bus perkeltos į gamybos sistemą. Įmonės įgyvendins šias procedūras, siekdamos užtikrinti, kad jos tiksliai praneštų apie atsargas ir neatsiskaitytų už sąnaudas prieš jas patiriant gamybos skyriui.
Įmonės naudoja sąnaudų valdymo sistemas, kad pateiktų informaciją sprendimams priimti. Pateikiama informacija paprastai yra susijusi su atskirais gaminamais produktais ir su įmone susijusiais gamybos pajėgumais. Ši informacija padeda savininkams ir vadovams nuspręsti, ar jie turėtų padidinti ar sumažinti gamybą, atsižvelgdami į vidinius ir išorinius veiksnius. Vidiniai veiksniai gali apimti galimybę pagerinti gamybos kokybę gaminant daugiau prekių arba mažinant pridėtines išlaidas, naudojant daugiau atskirų prekių.
Išoriniai veiksniai, galintys lemti sprendimus, pagrįstus išlaidų valdymo sistemomis, yra konkurencingi produktai, didesnė vartotojų paklausa arba galimybė pateikti pakaitinę prekę. Kiekvienas iš šių veiksnių gali reikšti, kad įmonė gali pagaminti prekes pigiau arba geresnės kokybės nei kita įmonė. Išlaidų valdymo sistemos gali suteikti informacijos, reikalingos norint parodyti, kad įmonė turi pranašumą, palyginti su kitomis įmonėmis. Tai leidžia įmonei padidinti savo rinkos dalį išnaudojant konkurencinį pranašumą rinkoje ir pralenkiant konkurentus.