Išlaidų viršijimas reiškia situaciją, kai projektas patiria išlaidų, viršijančių numatomas išlaidas, nurodytas projekto biudžete. Kai įvyksta išlaidų viršijimas, tai reiškia, kad su projektu dirbanti komanda išleido visus projektui skirtus pinigus. Projektui, kurio sąnaudos buvo viršytos, darbams užbaigti reikia pinigų, viršijančių pradinį biudžetą. Išlaidų viršijimas gali įvykti dėl įvairių priežasčių, tačiau paprastai jų galima išvengti kruopščiai planuojant biudžetą ir planuojant projekto išlaidas.
Kai projektas viršija biudžetą, organizacijai tai gali kainuoti daugiau nei papildomi pinigai. Projekto išlaidų viršijimas gali sukelti vėlavimą, o projekto vadovas randa daugiau pinigų projektui. Blogiausiu atveju, viršijus išlaidas, projektas gali būti visiškai sustabdytas, jei nėra pinigų skirtumui padengti ir projekto užbaigimui finansuoti.
Išlaidų viršijimo priežastys gali būti prastas organizavimas, informacijos trūkumas arba klientų poreikiai, viršijantys tai, kas buvo planuota projektui. Bloga organizacija gali atsirasti dėl prasto projekto planavimo arba patirties stokos planuojant nagrinėjamo projekto tipą. Tikslios informacijos apie projektą trūkumas taip pat gali turėti įtakos biudžeto prognozių tikslumui. Jei projekto vadovė neturi informacijos, kurios jai reikia planuoti projektą, biudžetą galima nustatyti iš neteisingų skaičių, gautų iš blogos informacijos. Nepatikima informacija gali sukelti papildomų išlaidų, dėl kurių biudžetas neatitinka to, ko reikia projektui užbaigti.
Dažnai išlaidos gali viršyti, kai klientas prašo atlikti darbą, kuris iš pradžių nebuvo suplanuotas projekte. Puikus pavyzdys gali būti namo savininkas, kuris pateikia kelis papildomus rangovo prašymus, nekoreguodamas pastato projekto biudžeto. Kadangi papildomos medžiagos ir darbo jėga kainuoja, bet kokios papildomos užklausos padidina projekto išlaidas. Dėl šių papildomų išlaidų rangovas gali viršyti biudžetą, jei papildomų užklausų išlaidos nepridedamos prie pradinio numatomo biudžeto.
Kartais išlaidos viršija atsitiktinai. Eismas, nelaimingi atsitikimai ir stichinės nelaimės gali padaryti žalos ir vėluoti, o tai padidina biudžeto projekto išlaidas. Geriausias būdas išvengti darbų vilkinimo dėl biudžeto viršijimo – atidėti projektui neatidėliotinų lėšų, jei dėl netikėtų kliūčių projektas viršytų biudžetą.