Išmokų administravimas apima išmokų darbuotojams kūrimą ir valdymą, taip pat priemones, skirtas darbuotojams išmokyti suprasti, kaip išmokos veikia ir kokius standartus turi atitikti darbuotojai, kad galėtų gauti išmokas. Dažnai išmokų administravimas vyksta didesnės įmonės žmogiškųjų išteklių skyriuje, nors mažesnės įmonės išmokų administravimo funkciją gali priskirti kitoms sritims ar asmenims. Štai keletas faktų apie tai, ką efektyvus administratorius veikia kasdien.
Didžioji administratoriaus darbo dalis yra skirta šiuo metu galiojančio išmokų plano koordinavimui. Išmokų administravimas apima daug dienos praleidimo užtikrinant, kad išmokų planai veiktų sklandžiai. Tai dažnai apims asmeninių dienų, atostogų dienų ir nedarbingumo dienų kaupimo peržiūrą. Administratorius pasirūpins, kad poilsio dienų įtraukimas į darbuotojo paskyrą būtų atliktas pagal įmonės nustatytą procesą. Be to, administratorius dirbs su darbo užmokesčio skyriumi, siekdamas užtikrinti, kad darbuotojui būtų sumokėta už visas patvirtintas dienas ir kad tos dienos būtų išskaičiuotos iš atitinkamų išteklių.
Be to, išmokų administravimas dažnai apima kvalifikuotų darbuotojų sveikatos draudimo priežiūrą. Tai reiškia, kad reikia užtikrinti, kad mokėjimai draudimo teikėjui būtų atlikti laiku, taip pat užtikrinti, kad kiekvienas kvalifikuotas darbuotojas, norintis būti įtrauktas į grupinę apsaugą, būtų tinkamai apdorotas. Administratorius taip pat bus atsakingas už išmokų plano įgyvendinimą naujiems darbuotojams, kurie baigia bandomąjį laikotarpį, kurio reikalauja daugelis įmonių, kad galėtų kaupti mokamas atostogas ir sveikatos draudimą.
Kai išmokų darbuotojams programa apima investavimo ar išėjimo į pensiją programą, išmokų administravimo darbuotojai taip pat prižiūrės kasdienį šių programų veikimą. Tai gali apimti užtikrinimą, kad būtų atlikti atskaitymai iš darbo užmokesčio, kad būtų galima finansuoti visas darbuotojo įmokas, taip pat užtikrinti, kad visos atitinkamos lėšos, kurias pažadėjo darbdavys, būtų panaudotos laiku. Tai suteikia administratoriui tiesioginį ryšį su įmonės finansininkais, kurie dirbs su administracijos komanda visų įmonės darbuotojų labui – tiek valandiniais, tiek atlyginimais.
Dalis išmokų administravimo taip pat apima bendravimą su darbuotoju. Bet kuriuo metu darbuotojas turėtų turėti galimybę susitikti su administratoriumi ir gauti naujausią informaciją apie jo išmokų statusą. Šiuo požiūriu administratorius yra komunikacijos priemonė tarp įmonės ir darbuotojo. Tai gali įvykti leidžiant darbuotojams, kai jie nori, pateikti užklausas, taip pat aktyviai teikiant periodinius atnaujinimus kiekvienam darbuotojui apie išmokų būseną.
Svarbu pripažinti, kad išmokų administravimas yra susijęs ne tik su darbuotojo gerove, bet ir su įmonės gerove. Tuo tikslu efektyvus išmokų administravimas reiškia išmokų programų kūrimą, kurios būtų naudingos darbuotojui, tačiau nedarytų pernelyg didelio spaudimo įmonei vykdyti tuos išmokų įsipareigojimus. Dėl šios priežasties administratoriai dažnai ieško naujų išmokų variantų, bando rasti programas, kurios darbuotojams suteiktų bent tiek pat, o darbdavių išlaidos būtų kuo mažesnės.