Viešbučio biuro valdymas – tai užduotys ir veikla, susijusi su viešbučių ir motelių aptarnavimo skyriaus tvarkymu. Užduotys dažnai būna įvairios ir apima daugybę svarbių dalykų, kurie teikia informaciją aukštesnei vadovybei. Keletas įprastų užduočių apima pagrindinę buhalterinę apskaitą, klientų problemų ir problemų tvarkymą bei standartinės viešbučių priežiūros darbus. Viešbučio biuro vadovybė taip pat gali būti atsakinga už darbuotojų samdymą, mokymą ir planavimą šioje srityje. Šiose pareigose gali būti tarnautojų, naktinių auditorių, aptarnaujančio personalo ir valymo brigadų.
Buhalterijos užduotys apima grynųjų pinigų stalčių, nuomojamų kambarių kvitų tvarkymą ir smulkias viešbučio išlaidas. Tai užtikrina, kad viešbutis galėtų tinkamai subalansuoti ir apskaityti iš klientų gautas lėšas. Viešbučio administracija iš tikrųjų gali neatlikti visų standartinių buhalterinės apskaitos užduočių. Kai kuriais atvejais vadovas gali tiesiog prižiūrėti procesą ir užtikrinti, kad jis būtų tikslus ir galiojantis. Šis atskyrimas taip pat yra didelis pareigų atskyrimas, o tai padeda užkirsti kelią grobstymui ar sukčiavimui.
Klientai yra verslo, ypač viešbučių, gyvybingumo šaltinis. Viešbučio biuro valdymas, kaip paslaugų teikimu pagrįstas verslas, padeda išspręsti įvairias klientų problemas. Nors dauguma jų yra gana paprastos ir padeda užtikrinti malonią viešnagę, retkarčiais iškyla rimta problema. Viešbučio biuro vadovas turi būti šių problemų centre ir pašalinti visas neigiamas problemas, kol jos iš tikrųjų neprasidėjo. Jei to nepadarysite, viešbutis ir jo darbuotojai gali gauti neigiamų komentarų, o tai gali būti dar didesnė problema.
Viešbučio priežiūra yra nesibaigiantis procesas. Viešbučiai kartais gali būti labai užimti, ypač kelionių piko metu. Viešbučio administracija peržiūri techninės priežiūros problemas ir pateikia prašymus taisyti ar pakeisti daiktus. Vadovas taip pat yra atsakingas už tai, kad šios problemos būtų laiku išspręstos. Pavyzdžiui, pavėluota baseino priežiūra gali atitraukti klientus nuo viešbučio ir sumažinti verslo pajamas.
Bet koks kitas klausimas gali greitai tapti viešbučio administracijos atsakomybe. Būdamas vadovu, kasdienės užduotys, kurios gali kilti, dažnai nesibaigia. Tai apima pasiruošimą verslo susitikimams, pašto ir siuntų tvarkymą, rezervacijų peržiūrą arba išvalytų patalpų patikrinimą. Trumpai tariant, šis asmuo yra tas asmuo, atsakingas už tai, kad viskas vyktų tinkamai ir sklandžiai vyktų viešbutyje.