Pasiūlymo šablonas yra gairių dokumento formatas, kurį naudoja organizacijos, siūlančios finansavimą projektui arba laimėti komercinį projektą. Kai kuriais atvejais yra standartinis pasiūlymo šablonas, kurį išduoda organizacija, kuri svarsto konkuruojančius pasiūlymus. Kitais atvejais konkurso dalyviai gali turėti savo šablonus, naudojamus siūlydami kainas pagal kelis scenarijus.
Paprasčiausias pasiūlymo šablonas yra tas, kuris yra įtrauktas į komercinę biuro dokumentų programinę įrangą arba gaminamas atskirai. Paprastai tai yra tiesiog dokumentų metmenys, apimantys daugumą klausimų, kuriems taikomas oficialus pasiūlymas. Kai kuriais atvejais šablonas gali būti nustatytas dirbti su įmonės duomenų baze, kad kompiuteris galėtų automatiškai nuskaityti ir įterpti atitinkamą informaciją. Nors šios formos šablono naudojimas gali būti paprastas ir lengvas pasirinkimas, ypač organizacijoms, kuriose trūksta išteklių, ji ne visada gaus visą informaciją, kurią nori pateikti pasiūlymą teikianti organizacija arba kurią nori gauti pasiūlymus svarstanti organizacija.
Kitas variantas – organizacija, kuri teikia kelis pasiūlymus kelioms organizacijoms, turi turėti savo pasiūlymo šabloną. Tai bus standartinis dokumentas, prieinamas ir naudojamas visiems darbuotojams. Pagrindinis pranašumas yra tas, kad vadovams ir finansų skyriams lengviau peržiūrėti pasiūlymus prieš patvirtinant juos teikti. Taip pat užtikrinama, kad mažiau patyrę darbuotojai įtrauktų visą informaciją, kurią, bendrovės nuomone, svarbu paminėti pasiūlymuose.
Kai kuriais atvejais organizacija, kuri svarstys pasiūlymus, paskelbs savo standartinį pasiūlymo šabloną. Taip bus užtikrinta, kad ji gautų pasiūlymus nuosekliu formatu ir kad konkurso dalyvių bus paprašyta konkrečios informacijos, kurios organizacijai reikia norint įvertinti kiekvieną pasiūlymą. Ši sistema gali būti problematiška, jei šablonas tinkamai veikia tik tada, kai naudojamas tam tikroje dokumentų redagavimo programinėje įrangoje, ypač viešosios organizacijos, kuri privalo savo pasiūlymų procesą padaryti prieinamą visiems konkurso dalyviams. Tokie šablonai taip pat turi suteikti lankstumo bendraujant su konkurso dalyviais, kuriems reikia pateikti informaciją, kurios neapima formatas.
Nepaisant šių problemų, pasiūlymą teikianti organizacija beveik visada turėtų naudoti pateiktą pasiūlymo šabloną. To nepadarius, pasiūlymas gali būti automatiškai atmetamas, ypač tais atvejais, kai yra daug konkurso dalyvių. Atidžiai išnagrinėjus ir užpildžius pasiūlymo šabloną, taip pat galima suprasti, ko pasiūlymus vertinanti organizacija ieško, todėl konkurso dalyvis turės daugiau galimybių pritaikyti savo pasiūlymą.