Kaštų ir valdymo apskaita – tai sistema, kurią pirmiausia naudoja vadovai vidaus finansiniais tikslais. Išlaidų ir valdymo apskaitoje daugiausia dėmesio skiriama efektyviam ir efektyviam įmonės išteklių, įskaitant žmones ir įrangą, naudojimui. Rinkdami duomenis ir kasdien teikdami ataskaitas, vadovai gali naudoti sąnaudų ir valdymo apskaitą pirmiausia dviem tikslais: trumpalaikiam ir ilgalaikiam strateginiam planavimui ir kasdienių sprendimų priėmimui.
Yra ryšys tarp išlaidų apskaitos ir valdymo apskaitos, tačiau kiekviena iš jų turi atskirą reikšmę ir funkciją verslo operacijose. Išlaidų apskaita naudojama duomenims, susijusiems su nuolatinėmis skyriaus veiklos išlaidomis, užfiksuoti. Nors valdymo apskaita naudoja šiuos duomenis, kad suprastų, kokią svarbą šios išlaidos turi verslo tikslams pasiekti. Sujungus šias dvi funkcijas, gaunami duomenys, kuriuos vadovai naudoja verslo sąnaudoms kontroliuoti.
Duomenų rinkimo tipas, palaikantis sąnaudų ir valdymo apskaitą, paprastai apima darbo ir įrangos naudojimo stebėjimo sistemą. Naudojant darbo sąnaudas, sistema gali apimti laiko kortelių arba darbo stebėjimo programinės įrangos naudojimą, kad nustatytų veiklos išlaidų dalį. Įrangos sekimo sistema gali naudoti skyrių kodus kopijavimui ir spausdinimui.
Valdymo apskaita apima atskaitomybės įrankius operatyviniams sprendimams priimti ir strateginiams planams rengti. Paprastai valdymo apskaita sutelkia dėmesį į kasdienes ataskaitas, kurios nukreipia trumpalaikių sprendimų priėmimą. Ataskaitos padeda vadovams suderinti išlaidas su gamybos produkcija, siekiant sumažinti atliekų kiekį ir mažą našumą.
Apskritai išlaidų ir valdymo apskaita yra ataskaitų teikimo įrankio dalis, palengvinanti sprendimų priėmimą ir strateginio planavimo metodus įmonės vadovams. Ataskaitose gali būti nustatytos įrangos ir inventoriaus naudojimo išlaidos, o tai padeda vadovams sudaryti biudžetus, kad nustatytų faktines išlaidas konkrečiame padalinyje arba visoje įmonės veikloje. Taikydami ataskaitose pateiktą informaciją, vadovai nustato, kada išlaidos viršija biudžetą, išsiaiškina šio perviršio priežastis ir, jei reikia, imasi patobulinimų.
Naudojama sprendimų priėmimui, sąnaudų ir valdymo apskaita nustato atitinkamas produkto ar paslaugos gamybos sąnaudas. Sąnaudų apskaitos sąvokos fiksuoja tiesioginių ir netiesioginių išlaidų, susijusių su kasdiene veikla, vaizdą. Šios išlaidos gali apimti dalis, įrangą ir darbą. Paprastai vadovai gali naudoti šią informaciją priimdami sprendimus, tokius kaip gamybos valandų kiekis, darbuotojų, reikalingų gamybos valandoms, skaičius ir kiek atsargų reikia gaminiui ar paslaugai pagaminti.
Vykdydami strateginį planavimą, vadovai turi galimybę panaudoti šiuos duomenis, kad sudarytų ilgalaikes produktų ar paslaugų pelningumo prognozes. Iš esmės duomenys lygina biudžeto prognozes ir faktines kasdienių operacijų išlaidas. Išlaidų ir valdymo apskaitoje naudojamos finansinės priemonės gali nustatyti veiksmingus išteklių panaudojimo būdus verslo tikslams ir uždaviniams pasiekti.