Iš išorės katalogų paslauga atrodo panaši į didelę duomenų bazę. Katalogas palaiko didelį duomenų kiekį, o duomenys yra suskirstyti pagal mazgą ir reikšmę. Katalogų paslauga kataloguos skirtingą informaciją, priklausomai nuo jos dėmesio. Pavyzdžiui, tinklo katalogų paslauga kataloguos visus kompiuterio išteklius, o domeno vardų sistemos (DNS) katalogas kataloguos svetaines. Katalogo ir duomenų bazės skirtumai yra tokie, kad kataloge gali būti perteklinės informacijos, o katalogai skaitomi daugiau nei rašomi, todėl daugelis rašymo komandų praleidžiamos.
Katalogų paslauga atrodo kaip duomenų bazė. Jame saugomi panašūs duomenys ir kiekviena atskaitos taško dalis suskirstyta į mazgo ir reikšmės formatą, panašiai kaip kai kurie hierarchiniai ir reliaciniai duomenų bazių modeliai. Katalogo mazgas yra pagrindinė informacijos dalis, o reikšmė yra duomenų, prijungtų prie mazgo, eilutė. Jei katalogas būtų skirtas telefonų knygai, mazgas būtų vardas, o reikšmė būtų telefono numeris, atitinkantis pavadinimą.
Katalogus galima kurti įvairiems tikslams. Tinklo kataloge išsamiai aprašoma visa kompiuterio programinė ir aparatinė įranga, tačiau retai reikalaujama, kad vartotojas žinotų apie katalogą arba kaip prieiti prie aparatinės ar programinės įrangos. DNS katalogas paima svetainių domenų pavadinimus ir sukuria numeriais pagrįstą svetainės domeną, kurį vartotojas taip pat retai mato. Katalogų technologija yra universali, tačiau katalogas turėtų būti kuriamas tik vienam tikslui, kitaip informacija gali nesutapti.
Nors katalogų paslauga yra panaši į duomenų bazių modelius, ji turi keletą didelių skirtumų. Jei duomenų bazėje lentelėse saugoma perteklinė arba pasikartojanti informacija, duomenų bazė gali netyčia susieti tikrai nesusijusius duomenis arba sukelti programavimo problemų. Kataloge informacija gali būti perteklinė. Pavyzdžiui, telefonų knygos kataloge gali būti keli identiški vardai, tačiau katalogas galės juos atskirti pagal skirtingus telefono numerius.
Katalogų tarnybą galima skaityti ir į ją rašyti, tačiau dažniau ji tik skaitoma. Dėl to daugelis duomenų bazės technologijoje rastų rašymo komandų neįtraukiamos į katalogus. Atšaukimo ir operacijų funkcijos yra ribotos, nes katalogui jų tiesiog nereikia.
Kiekviena katalogo paslauga turi turėti projektą. Šis planas yra taisyklių rinkinys, užprogramuotas kataloge, nurodantis, kokia informacija yra svarbi, ką reikia rinkti ir kokios informacijos nepaisyti. Be plano, katalogas bandytų absorbuoti visą informaciją, todėl jis būtų perkrautas.