Klientų knyga yra konkreti įmonės didžiosios knygos dalis, skirta tik įmonės sandoriams su klientais. Kadangi visų įvairių verslo sandorių įtraukimas į vieną apskaitos vietą būtų be galo painus, įmonės naudoja atskiras knygas, skirtas skirtingiems jų verslo aspektams. Viena iš šių antrinių knygų yra klientų knyga, kurioje išsamiai aprašomos visos įmonės sukauptos gautinos sumos. Tai ypač reikalinga, kai įmonės yra sudariusios kredito sutartis su savo klientais, nes dėl tokių susitarimų dažnai tenka mokėti kelis kartus už vieną įsigytą prekę.
Buhalterinė apskaita yra būtina užduotis kiekvienai įmonei, kuri tikisi vykdyti efektyvų verslą. Jei įmonė negali sekti visų įeinančių ir išeinančių pinigų, pinigai gali būti prarasti ir neatgauti. Be to, atėjus laikui mokėti mokesčius būtina sekti visus įmonės vykdomus sandorius. Kadangi didžioji knyga gali būti perpildyta ir paini, jei visos skirtingos operacijos įtraukiamos atsitiktinai, būtinos knygos, skirtos konkrečioms verslo šakoms. Klientų knyga yra viena iš šių specifinių knygų.
Tam tikrus dalykus būtina įtraukti į klientų knygą. Pirma, turėtų būti įtraukti visi vardai ir svarbi informacija apie konkrečios įmonės klientus. Kiekvienas klientas turėtų užimti savo puslapį, kuriame turėtų būti išsamiai aprašytos visos skirtingos įmonės ir to kliento operacijos. Sandoriai apima bet kokius pirkimus, klientų grąžinimus ir mokėjimus atitinkamai įmonei.
Daugeliu atvejų įmonės gali norėti išsaugoti dar daugiau informacijos savo klientų knygose. Taip išvengsite painiavos apskaitos procese. Pavyzdžiui, jei prekės siunčiamos, turėtų būti įtrauktas siuntimo užsakymas ir visi siuntimo identifikavimo numeriai. Perkamų prekių serijos numeriai taip pat turėtų turėti specialią vietą knygoje. Faktinių sąskaitų, kurios buvo išsiųstos klientams, kopijas taip pat naudinga pasikonsultuoti, jei atsiranda neatitikimų.
Kai įmonės praeityje sudarydavo klientų knygą, ji dažnai būdavo ranka įtraukta į didžiosios knygos skyrių arba atskirą knygą, kuri kartu su knygomis, skirtomis mokėtinoms sumoms, atsargoms ir kitiems verslo aspektams, apimdavo visą buhalteriją. Šiuolaikinės technologijos labai palengvino knygos tvarkymą, nes dabar dažnai tai tvarko kompiuterių programinė įranga. Tam buhalteriai turi tiesiog įvesti duomenis, susijusius su klientais ir jų pirkiniais. Tada programinė įranga atlieka visus būtinus skaičiavimus ir visas skirtingas detales sujungia į nuoseklią visumą.