Klinikiniai tyrimai, skirti išbandyti vaistus ir kitus gydymo būdus, sukuria daug duomenų, kuriuos reikia valdyti ir patikrinti jų tikslumą. Klinikinių duomenų valdymo sistema yra įrankis, kurį eksperimentuotojai naudoja norėdami sekti visus šiuos duomenis. Šios sistemos gali būti popierinės arba elektroninės, kartais jas valdo išorinė įmonė. Klinikinių duomenų valdymo sistemose paprastai yra būdas sekti visus klinikinio tyrimo tiriamuosius, būdas pranešti apie nepageidaujamus įvykius, kalendorius ir būdas peržiūrėti laboratorinių tyrimų rezultatus.
Klinikiniai tyrimai yra kontroliuojami eksperimentai, kuriais siekiama patikrinti ligos gydymo veiksmingumą. Klinikiniame tyrime paprastai sudaromos dvi grupės – viena grupė, kuriai taikomas gydymas, o kita – ne. Šių dviejų grupių duomenys lyginami siekiant išsiaiškinti, ar grupė, kuri vartojo gydymą, pagerėjo labiau nei kontrolinė grupė. Norint rasti rezultatus, visi abiejų grupių duomenys turi būti kruopščiai užregistruoti ir patikrinti, ar nėra klaidų. Klinikinių duomenų valdymo sistema pasirūpina šia užduotimi.
Klinikinio tyrimo tyrėjai pildo atvejų ataskaitas, dokumentus, kuriuose įrašoma informacija iš kiekvieno tyrimo subjekto. Šios atvejų ataskaitos elektroniniu arba popieriniu būdu siunčiamos duomenų tvarkytojui, kuris juos suveda į sistemą. Dažnai du atskiri žmonės įves tą patį duomenų rinkinį, o sistema palygins du įrašus. Tai padeda sumažinti klaidų įvedant duomenis. Tada patikrinama, ar įrašytuose duomenyse nėra loginių klaidų; pavyzdžiui, jei kieno nors amžius įrašytas kaip 240 metų, tikriausiai tai klaida.
Viena labai svarbi klinikinių tyrimų funkcija yra išbandyti nepageidaujamas reakcijas į eksperimentinį gydymą. Klinikinių duomenų valdymo sistemoje paprastai yra modulis, skirtas pranešti apie nepageidaujamus reiškinius. Tai padeda tyrėjams sekti, kaip dažnai tiriamieji patiria tam tikrą šalutinį poveikį.
Klinikinių duomenų valdymo sistema taip pat stebi visus klinikinio tyrimo subjektus. Kai kurios elektroninės programos netgi leidžia tiriamiesiems įvesti savo informaciją. Šios sistemos taip pat naudingos siekiant išlaikyti informacijos konfidencialumą.
Kita naudinga funkcija, kurią turi daugelis klinikinių duomenų valdymo sistemų, yra kalendorius, kuriame sekamas eksperimento tvarkaraštis. Pavyzdžiui, tiriamajam gali tekti vartoti tam tikrą vaistą kas antrą dieną ir kartą per savaitę apsilankyti pas tyrėją, kad būtų įvertintas. Klinikinių duomenų valdymo sistema padeda tiriamiesiems ir tyrėjams laikytis grafiko.