Knyga yra knyga arba kompiuterio failas, naudojamas apskaitos įrašams įvesti. Paprastai jame pateikiami debetai ir kreditai, susiję su subjektu, kurio operacijos įrašomos. Knygos tradiciškai buvo popierinės ir dažnai įrašomos į įrištas knygas. Prasidėjus kompiuterių amžiui, elektroninės versijos tapo vis dažnesnės.
Yra trys įprasti knygų tipai: bendrosios, pirkimo ir pardavimo knygos. Dažnai visi trys naudojami kartu. Didžioji knyga yra pati įmantriausia, o pirkimo ir pardavimo knygose registruojamos tik kreditorių ir klientų operacijos.
Didžiąją knygą paprastai sudaro penkios skirtingos sąskaitos: turtas, įsipareigojimai, pajamos, išlaidos ir savininko nuosavybė. Kai kuriose didžiosiose knygose taip pat bus rodomas pelnas ir nuostoliai. Jame naudojamas įvesties stilius, žinomas kaip dvigubo įrašo buhalterija. Tai reiškia, kad jei kažkas atimama iš vienos paskyros, tai turi būti pridėta prie kitos. Standartinis formatas yra toks, kad debeto įrašai būtų rodomi stulpelyje kairėje pusėje, o kreditai – dešinėje.
Pirkimo knygelė seka visas sumokėtas ir skolingas kredito tiekėjui sumas. Tai gali būti viena knyga su keliomis kategorijomis arba knygų serija, kad kiekvienam tiekėjui būtų po vieną. Įprasti įrašai apima informaciją iš sąskaitų faktūrų ir kredito pažymų. Tiekėjui mokėtina suma yra likutis, taip pat žinomas kaip sąskaitos arba prekybos mokėtina suma.
Pardavimo knygelė seka kredito klientų arba skolininkų sąskaitas. Šis įrašas dažnai vadinamas sąskaitomis arba prekybos gautinomis sumomis. Šios sąskaitos likutis yra suma, kurią reikia mokėti iš kredito klientų. Tokio tipo sandoriai įrašomi kaip turtas. Pardavimo knygos dažnai naudojamos norint nustatyti, kiek klientai yra skolingi mėnesio pabaigoje, arba kuriant pardavimo ataskaitas.
Didžiosios knygos paprastai yra nuolatinis visų įmonės finansinių operacijų įrašas. Jie dažnai naudojami rengiant kiekvieno ataskaitinio laikotarpio finansines ataskaitas. Šie įrašai taip pat gali būti naudingi tiriant praeities problemas. Turėti tikslias knygas yra ne tik geriausia įmonės gerovei, bet ir teisinė būtinybė.
Priklausomai nuo subjekto poreikių, kompiuterių knygos būna įvairių formatų. Mažos, paprastos operacijos dažnai gali naudoti skaičiuokles paskyroms stebėti. Didesnės organizacijos dažnai naudos apskaitos programinę įrangą. Tai gali būti masinės rinkos produktas, pritaikyta programa arba programinė įranga, sukurta specialiai įmonei.