Įmonės naudoja terminą „apskaitos inventorius“, kad apibūdintų atsargų kiekį, kuris turėtų būti po ranka pagal įmonės apskaitos įrašus. Neatitikimai tarp buhalterinių ir faktinių atsargų turi būti apskaityti ir pašalinti. Atsargų valdymas yra didelė problema daugeliui didelių įmonių ir parduotuvių, nes gali būti sunku sekti ir kontroliuoti dideles atsargas. Mažmeninės prekybos parduotuvėse atsargų tvarkymas gali būti labai sudėtingas dėl šviesių pirkėjų.
Apskaitoje esantys kiekiai apskaičiuojami naudojant apskaitos įrašus, kurie rodo, kada buvo pirktos ir parduodamos atsargos. Mažmeninėje parduotuvėje šie apskaitos įrašai apima gaunamas prekių siuntas ir kasdienius pardavimus per registrą. Sandėliuose ir didmeninėse parduotuvėse knygų atsargas kartais gali būti lengviau kontroliuoti, nes atsargų plotas yra uždarytas visuomenei, o atsargos paprastai išleidžiamos didelėmis partijomis, o ne per mažais individualiais pirkimais.
Įvairios programinės įrangos programos yra skirtos padėti įmonėms sekti savo knygų atsargas. Mažmenininkams šios programos dažniausiai siejasi su registrų pardavimo taškų sistemomis, siuntimo patalpų atsargų registravimo programomis ir kitomis verslo valdymo programomis. Kiekviena prekė, kuri patenka į verslą, yra patikrinama kompiuterinėje programoje, o kai prekė išeina iš įmonės, ji vėl patikrinama. Centralizuota programinė įranga leidžia parduotuvėms akimirksniu patikrinti turimas atsargas.
Tikslų turimų atsargų kiekį svarbu žinoti dėl daugelio priežasčių. Pavyzdžiui, knygų inventorius naudojamas verslo vertei apskaičiuoti. Jis taip pat naudojamas norint nustatyti, kada daiktai turi būti pertvarkyti ir kokiu kiekiu. Darbuotojai pasikliauja knygų inventoriumi, kad praneštų, ar kažkas yra sandėlyje, ar ne, kad galėtų tai pateikti klientams arba užsisakyti, kad jis taptų prieinamas. Buhalteriai paprastai taip pat mėgsta turėti tikslias atsargų ataskaitas, nes finansinėse ataskaitose jie naudoja atsargų ir pardavimo numerius.
Daugelis įmonių turi sistemas, leidžiančias suderinti knygų atsargas ir faktines atsargas. Pavyzdžiui, kai kurios mažmeninės prekybos parduotuvės kasmet praleidžia kelias dienas rankiniu būdu skaičiuodamos atsargas. Sudėtingesnės sistemos, tokios kaip RFID žymos, taip pat gali būti naudojamos sekti atsargų judėjimą, ypač didžiuliuose sandėliuose ir siuntimo centruose. Darbuotojai taip pat raginami pranešti apie neatitikimus, jei juos pastebi.