Kokybės ratai yra asmenų grupės, kurios susiburia tam, kad įvertintų tam tikrą operaciją ar procedūrą, nustatytų, kaip gerai tas procesas veikia, ir ieško būdų, kaip tą funkciją sustiprinti. Kokybės ratas gali būti veiksmingai naudojamas verslo aplinkoje arba kaip nuolatinių patikrinimų ir balansų dalis ne pelno organizacijoje. Kokybės būrelio nariai gali būti įdarbinti organizacijoje, būti vietinės švietimo įstaigos studentai, vartotojai ar rėmėjai, besidomintys organizacijos siūlomomis prekėmis ar paslaugomis.
Verslo aplinkoje kokybės ratas paprastai yra savanorių grupė darbuotojų, kurie daugiausia dėmesio skiria tam tikram veiklos aspektui, pavyzdžiui, skyriui. Grupė skirta ne tik įvertinti esamą gaminamos produkcijos kokybę, bet ir tai, kaip efektyviai tie produktai kuriami. Kokybės ratui gali vadovauti skyriaus vadovas, kuris yra grupės vadovas ir pagalbininkas. Neįprasta, kad būrelis renka komandos vadovą, kuris veikia kaip ryšininkas tarp grupės ir vadovybės.
Vykdydamas savo pareigas, kokybės ratas nustatys ir analizuos kiekvieną tiriamos srities aspektą, kad būtų galima nustatyti stipriąsias ir silpnąsias puses, kurias grupės nariai mato dabartiniame procese. Tai leidžia ratui veiksmingai ieškoti galimų pokyčių ar patobulinimų, kurie padėtų sumažinti arba pašalinti šiuos trūkumus, neturėdami jokio neigiamo poveikio toms savybėms, kurios laikomos stipriosiomis pusėmis. Paprastai nė vienas nagrinėjamų funkcijų aspektas nėra atleistas nuo tyrimo ir vertinimo, įskaitant valdymo procesus, žaliavų parinkimą ar net gatavų produktų pakavimą ir saugojimą.
Kokybės ratas taip pat gali būti veiksmingai naudojamas kitose situacijose. Ne pelno organizacijos gali suteikti rėmėjams galimybę reguliariai susiburti, kad įvertintų subjekto vykdomus lėšų rinkimo ar visuomenės informavimo projektus. Mokymo įstaigose kokybės ratas gali pateikti vertingų įžvalgų ir pasiūlymų dėl studijų programos struktūros, universiteto padalinio organizavimo ar pasiūlymų dėl galimų būsimų klasių pasirenkamųjų dalykų. Bet kokioje aplinkoje galutinis kokybės rato tikslas yra nustatyti patobulinimus, kurie padėtų organizacijai toliau augti ir priartėti prie savo tikslų įgyvendinimo.
Kokybės rato naudojimas organizacijoje dažnai gali padėti nustatyti mažas problemas, kurias sunku pastebėti kitaip. Remiantis grupės narių patirtimi, galima ne tik nustatyti problemas, kurias reikėtų spręsti, bet ir sukurti tų problemų sprendimus. Dažnai šis procesas leidžia būrelio nariams padidinti savo priklausomybės jausmą ir investuoti į verslą ar įstaigą bei jaustis, kad jie įneša teigiamą indėlį į organizaciją.