Kompetencijomis pagrįstas veiklos valdymas naudoja būtinų įgūdžių ir žinių, vadinamų kompetencijomis, sąrašą, kad įvertintų darbuotojo veiklą darbe. Šioje valdymo praktikoje pagrindinis dėmesys skiriamas dirbančių darbuotojų įgūdžiams ir savybėms, siekiant nustatyti jų stipriąsias puses darbe ir sritis, kurias reikia tobulinti. Vadovai naudoja kompetencijomis pagrįstą veiklos valdymą, kad pagerintų darbuotojų efektyvumą ir moralę bei sumažintų darbuotojų mokymo išlaidas, tiksliai nustatydami ir ugdydami specifinius įgūdžius, reikalingus verslo užduočiai arba darbui atlikti.
Šis metodas gali būti naudojamas siekiant pagerinti našumą tam tikroje pozicijoje arba priskirti organizacijos narius į pareigas, tinkamas jų įgūdžiams. Nors pagrindinis šio tipo valdymo dėmesys skiriamas darbuotojų veiklos lygio kėlimui, kompetencijomis pagrįstus veiklos valdymo duomenis taip pat gali naudoti žmogiškieji ištekliai (HR), kad įvertintų ir paskirstytų darbuotojus pagal jų gebėjimus atitikti darbuotojų reikalavimus. darbo vietų. Kompetencijos yra savybės, kurias žmonės turi arba kurias ugdo ir kurios padeda jiems sėkmingai eiti pareigas. Kai kuriais atvejais kompetencija pagrįstas veiklos valdymas gali reikalauti, kad darbuotojas būtų pašalintas iš pareigų, kuriose jis nuolat negali pasiekti veiklos tikslų.
Fizinės, psichinės ir įgūdžių savybės gali būti įtrauktos kaip kompetencijos, reikalingos darbui atlikti. Kompetencijos įvairiose darbo vietose gali labai skirtis. Apibrėžtos kompetencijos daugiausia priklauso nuo konkretaus darbo reikalavimų. Kompetencijomis pagrįstas veiklos valdymas iš esmės sukuria tobulų darbuotojo įgūdžių planą ir sukuria vertinimo sistemą, vadinamą kompetencijų sistema, kuria remiantis galima įvertinti darbuotojų veiklą. Paprastai, kai darbuotojas neatitinka būtinų reikalavimų, reikalingų pareigos poreikiams patenkinti, darbuotojas yra apmokomas arba mokomas silpnose srityse, kad padėtų jam geriau atlikti pareigas.
Kompetencijų sistemos, naudojamos kompetencija pagrįsto veiklos valdymo srityje, turėtų būti lanksčios, atsižvelgiant į esamus pareigybės įgūdžių poreikius. Reikalavimas įgūdžių ar savybių, kurios yra nebūtinos konkrečioje pozicijoje, gali reikalauti, kad darbuotojas įgytų nereikalingų įgūdžių ir žinių, o tai dažnai kainuoja verslui, kuriam reikia kompetencijų. Pavyzdžiui, reikalavimas iš grafikos dizainerio išmokti apskaitos procedūrų arba reikalavimas, kad buhalteris išmoktų grafikos programas, gali būti laikomi nereikalingais kompetencijos reikalavimais šioms pareigoms vadovauti.
Paprastai kompetencijomis pagrįstas veiklos valdymas matuoja darbuotojo veiklą pagal jų patobulinimus po paskutinio kompetencijų vertinimo. Tokio tipo sistemoje darbuotojas vertinamas pagal jo paties ankstesnius rezultatus ir jis nebūtinai konkuruoja su kitais darbuotojais savo kompetencijos įgūdžių lygiu. Kompetencijomis pagrįstas veiklos valdymas taip pat apima darbuotojų, kurie atitinka arba viršija kompetencijos reikalavimus, atlyginimą. Paprastai atlygis naudojamas tais atvejais, kai rodomas vienos ar kelių kompetencijų tobulinimas, tačiau gali būti skiriami ir darbuotojai, kurie nuolat išmano kai kurias ar visas darbui reikalingas kompetencijas.