Kompetencijos sistema yra dokumentas, identifikuojantis įgūdžius, reikalingus darbui organizacijoje atlikti. Pagrindinis kompetencijų sistemos tikslas yra aiškiai nustatyti ir perduoti įgūdžius, kurių darbuotojui reikia, kad jis klestėtų darbe. Apibrėžus kompetencijų sistemą, darbuotojai gali būti vertinami pagal tai, kaip jie atitinka tuos kompetencijos reikalavimus. Kiekvienos pozicijos sistemos kompetencijos komponentai skirsis.
Šio tipo sistema yra panaši į kompetencijų profilį, išskyrus tai, kad ji identifikuoja tik darbui atlikti reikalingus įgūdžius ir neidentifikuoja atskirų darbuotojų kompetencijų profilyje. Kompetencijos profilyje, be reikalingų kompetencijų sąrašo, bus nustatyti ir darbuotojų kompetencijos lygiai. Kompetencijos sistemos naudojamos veiklos valdyme, kurią paprastai tvarko žmogiškųjų išteklių (HR) skyrius. Juose yra panašios informacijos, kaip ir tipiniame darbo aprašyme.
Įgūdžiai, išvardyti kompetencijų sistemoje, dažnai yra susiję su darbuotojo ankstesniais rezultatais, kad paskatintų darbuotoją tobulėti darbo vietoje. Kompetencijos, kurios reikalauja, kad darbuotojas nuolat tobulėtų, apima iniciatyvą ir mokymąsi. Kuriant darbo kompetencijos vertinimo sistemą, svarbu suderinti konkrečius su darbu susijusius įgūdžius su bendraisiais įgūdžiais, kurie lemia sėkmę bet kuriame darbe.
Žmogiškųjų išteklių skyriai paprastai tvarko viską, kas susiję su žmogiškaisiais ištekliais organizacijoje, o tai reiškia, kad jie yra atsakingi už viską, kas susiję su darbuotojais. Bendravimas darbo vietoje, samdymas ir atleidimas priklauso žmogiškųjų išteklių sričiai. Kai verslo vadovybei reikia perduoti pranešimą darbuotojams, jie dažnai kreipiasi į personalo skyrių, kad perduotų pranešimą.
HR darbuotojui, kuriančiam kompetencijų sistemą, svarbu apibrėžti kompetencijas, kurios yra pakankamai specifinės, kad darbuotojas galėtų sutelkti dėmesį į tobulinimo sritį. Pavyzdžiui, jei darbui reikalinga gera higiena, o darbuotojui blogas burnos kvapas, kompetencijų sistemoje turėtų būti reikalaujama, kad visi tą pareigą atliekantys darbuotojai gerai iškvėptų. Labiau tikėtina, kad tai turės įtakos teigiamam ir specifiniam kompetencijų tobulėjimui nei bendras geros higienos reikalavimas, kuris neapibrėžia, ką reiškia gera higiena.
Sukūrę sistemas, skatinančias bendrųjų ir specifinių įgūdžių tobulinimą, darbuotojai gali tobulinti savo kompetenciją. Per daug sutelkus kompetencijų sistemos vadovus į konkrečių darbo gabumų ir įgūdžių veiklos lygį, darbuotojas, kuriam sunku įgyti įgūdžių konkrečioje srityje, gali nuliūdinti, tačiau pernelyg plačiai pažymėjus kompetencijas, darbuotojas gali susipainioti, kaip pagerinti savo kompetencijų sistemos rezultatus. . Subalansuota kompetencijų sistema gali apimti darbe naudojamų įgūdžių įvertinimą, bet taip pat įvertins bendrą veiklą, įskaitant požiūrį ir tarpasmeninio bendravimo įgūdžius.