Kompetentinga institucija yra asmuo arba subjektas, turintis teisinį veiksnumą atlikti tam tikras funkcijas, pvz., suteikti leidimą vykdyti veiklą, priimti sprendimą arba pasiūlyti atsisakyti tam tikromis aplinkybėmis. Teisinė atsakomybė tenka kompetentingai institucijai, o šis asmuo gali būti patrauktas atsakomybėn už netinkamus sprendimus ar neapgalvotus įgaliojimus. Kartais įstatymas konkrečiai nurodo asmenį, agentūrą ar organizaciją, o kitais atvejais žmonės užima šias pareigas pagal savo darbo pobūdį.
Viena iš sąlygų, kur ši sąvoka atsiranda, yra Bazelio konvencija, tarptautinis susitarimas dėl pavojingų atliekų kontrolės ir pavojingų toksiškų medžiagų tvarkymo apribojimų. Pagal Bazelio konvenciją valstybės paskiria kompetentingas institucijas, kurios priima sprendimus dėl pavojingų atliekų perdavimo, saugojimo ir susijusių klausimų. Atlikdami šią funkciją, jie remiasi nacionaliniais ir tarptautiniais įstatymais, atsižvelgdami į sveikatos ir žmonių saugą bei aplinkosaugos klausimus.
Kitas kontekstas gali būti kreipimasis į kompetentingą instituciją, kai žmonės susiduria su nesąžininga mokesčių situacija. Žmonės, mokantys mokesčius keliose šalyse arba tvarkantys tarptautines pajamas, gali atsidurti tokioje padėtyje, kai pagal įstatymus su jais elgiamasi nesąžiningai. Jie gali kreiptis dėl specialaus režimo pagal mokesčių sutartį, siekdami pagrįstai išspręsti situaciją. Jei vyriausybė atmeta prašymą, ji gali kreiptis į kompetentingą instituciją, prašydama tarpininkavimo ir nustatyti situacijos taisykles.
Paprastai vyriausybinė įstaiga arba įgaliotas atstovas veikia kaip kompetentinga institucija. Valdžios institucijos savo įgaliojimus įgyja iš pareigų, nustatytų jų agentūroms pagal įstatymus, ir gali prisiimti papildomų įgaliojimų, kad laikytųsi teisės aktų. Jei vyriausybė priima įstatymą, įpareigojantį agentūrą prižiūrėti tam tikrą veiklą, tai suteikia agentūrai plačias galimybes veiksmingai ir tinkamai vykdyti tuos įgaliojimus. Esant tokiai situacijai, kai žmonės nori ginčyti agentūros reikalavimą turėti valdžią, jie turi pateikti įtikinamų įrodymų, paaiškinančių, kaip agentūra peržengia įstatymuose nustatytas ribas.
Kai žmonės kreipiasi į kompetentingą instituciją dėl pagalbos, jie turi pateikti kuo daugiau dokumentų. Tai gali apimti tokius dalykus kaip oficialios deklaracijos naudojant vyriausybės pateiktas formas, taip pat informacija apie tai, kas veikia kaip komunikacijos taškas. Kompetentinga institucija peržiūrės medžiagą ir priims sprendimą, kaip elgtis, informuodama kontaktinį asmenį. Jei kyla klausimų arba paraiška neužbaigta, kažkas turės atsakyti į prašymus dėl paaiškinimų ir išsamesnės informacijos.