Komunikacijos planavimas – tai aiškios, nuoseklios ir tinkamos rinkodaros kampanijų ir kitos įmonės komunikacijos visuomenės nariams strategijos sukūrimas. Bendra visų komunikacijų strategija gali vadovauti veiklai ir sudaryti sąlygas, kuriomis darbuotojai gali naudotis. Tam tikriems renginiams ar kampanijoms gali būti sukurti konkretūs planai. Įmonės gali naudoti įvairius komunikacijos planavimo būdus ir gali samdyti konsultantą, kuris padėtų atlikti šį procesą.
Planuodami komunikaciją visai bendrovei, darbuotojai galvoja apie tai, kokią žinią jie nori pateikti visuomenei. Komunikacija turėtų išlikti žinioje ir atitikti įmonės stilių, toną ir įvaizdį. Jie taip pat gali laikytis tam tikro formato, o įmonė gali turėti aiškias gaires, kaip elgtis įvairiose situacijose. Pašnekovai turi laikytis šių gairių, kad liktų nuoseklūs ir išvengtų atsitiktinio konfidencialios ar žalingos informacijos paskelbimo.
Vykdydami konkrečią kampaniją, reklamos darbuotojai susėda ir nustato, ką jie nori parduoti, kam jie nori parduoti ir kaip jie planuoja pasiekti tikslinę demografinę grupę. Komunikacijos planavimas prisidės prie aiškios rinkodaros strategijos kūrimo. Vykdydama kampaniją įmonė gali nustatyti, ar ji pasiekia rinkodaros tikslus, ar nukrypsta nuo kelio.
Dėmesys komunikacijai gali būti svarbus, ypač naujai įmonei, kuri nori sukurti reputaciją ir įvaizdį. Nesvarbu, ar įmonė naudoja tiesioginį paštą, kad pasiektų naujus klientus, ar nustato radijo skelbimus, rinkodara turi būti nuosekli. Įmonė turi laikytis pagrindinių punktų ir aiškiai juos perteikti. Vartotojai turėtų atpažinti įmonės produktus ir paslaugas per reklamą. Jei to nedaro arba skelbimai sukuria neigiamą įmonės įvaizdį, tai dažnai yra netinkamo komunikacijos planavimo rezultatas. Situacijos, kai keli žmonės prisideda prie kampanijos, aktyviai bendraudami nedirbdami, gali sukurti nenuoseklias ir painias žinutes.
Protų šturmas gali būti naudinga komunikacijos planavimo priemonė. Darbuotojai gali susitikti kartu aptarti projektą ir tikslus neformalioje aplinkoje, kurioje laukiami visi įnašai. Jie turėtų sudaryti temų, idėjų ir prioritetų sąrašą, kuriuos būtų galima naudoti kuriant aiškią strategiją. Konsultantas gali pasiūlyti šio proceso nurodymus. Konsultantai gali apklausti įvairius darbuotojus, kad sužinotų, kaip jie suvokia konkretų projektą, ir surinkti šią informaciją, kad sukurtų išsamias ir aiškias gaires, kuriomis visi įmonės nariai turėtų vadovautis išorinėje komunikacijoje.