Konferencijų paslaugos apima konferencijų, susitikimų ar kitų renginių užsakymą, taip pat paslaugų, reikalingų, kad šie renginiai vyktų sėkmingai, planavimą ir teikimą. Konferencijų paslaugos taip pat dažnai vadinamos susitikimų valdymu, renginių vadyba, renginių planavimu arba renginių rinkodara. Konferencijų paslaugų vadovai dar vadinami susitikimų ar renginių planuotojais. Konferencijų paslaugos skiriasi priklausomai nuo renginio, tačiau paprastai apima biudžeto sudarymą, apgyvendinimo susitarimus, maitinimą, garso ir vaizdo įrangą bei palaikymą.
Yra dvi plačios konferencijų paslaugų kategorijos: tos, kurias valdo vidiniai susitikimų planuotojai, ir tas, kurias valdo trečiųjų šalių planuotojai. Vidiniai susitikimų planuotojai yra renginį organizuojančios įstaigos darbuotojai. Paprastai grupės kontaktinis asmuo, grupės narys, atsakingas už visus reikalingus susitarimus, iš anksto nusprendžia, kurią patalpą naudoti renginiui ir tiesiogiai susisiekia su jos savininkais. Tada iš tos įstaigos paskiriamas konferencijų paslaugų vadovas. Išorės arba trečiųjų šalių įmonės samdomos, kai grupė nepasirinko konkrečios svetainės. Grupės kontaktas pateiks reikalavimų sąrašą, o konferencijų paslaugų įmonė pradės siūlyti tinkamas patalpas ir veiks kaip tarpininkas tarp grupės ir vietų.
Kiekvienam renginiui reikalingos konferencijų paslaugos apima apgyvendinimą ir maitinimą. Dėl šios priežasties konferencijas dažnai rengia viešbučiai, kuriuose yra konferencijų salė. Tai paprastai apima dideles ir mažas susitikimų erdves, kompiuterių laboratorijas, pobūvių salę ir garso ir vaizdo galimybes pranešėjams ar pristatymams. Paprastai maitinimą pasirūpina pačios įstaigos maisto ir gėrimų skyrius. Visas šias konferencijų paslaugas valdo vietoje dirbantis personalas ir koordinuoja konferencijų paslaugų vadovas, kuris, kai grupė informuoja apie savo poreikius, atlieka visus reikalingus veiksmus.
Trečiosios šalies konferencijų paslaugų vadybininkai siūlo pasiūlymus dėl konferencijos vietos, tada koordinuoja visas papildomas paslaugas, jei jų nesiūlo ta įstaiga, pvz., maitinimo ir viešbučių rezervacijas. Šis konferencijų planavimo tipas yra įprastas, kai grupės per didelės, kad jas galėtų apgyvendinti vienas viešbutis, arba grupėms, kurios nori, kad trečioji šalis padėtų susitarti dėl geriausios kainos. Konferencijų paslaugos taip pat apima bet kokio poilsio, kurio gali norėti grupė viešnagės metu, planavimą.
Konferencijų salę geriausia pasirinkti išnagrinėjus grupės poreikius ir tai, ko jie siekia pasiekti savo renginio metu. Įprastos konferencijos yra parodos, įmonės mokymo programos arba kasmetinės apdovanojimų ceremonijos. Daugelis viešbučių konferencijų paslaugų planuotojų taip pat planuoja vestuves ar nedidelius šeimos renginius. Tikslas samdant konferencijų paslaugų profesionalus yra užtikrinti, kad būtų patenkinti visi grupės poreikiai ir renginys vyktų sklandžiai, nesirūpinant dėl smulkmenų.