Konsulinėje sąskaitoje faktūroje nurodomas siuntos turinys ir patvirtinama, kad joje nėra neteisėtų ar abejotinų daiktų. Jį rengia konsulinis pareigūnas, dirbantis importuojančios šalies konsulate kilmės šalyje. Dokumentas surašytas importuojančios šalies vartojama kalba, kad muitinės pareigūnai galėtų jį perskaityti ir suprasti, ir antspaudas, patvirtinantis, kad jis yra oficialus. Tokių dokumentų gali prireikti kai kuriems importams, o kitais atvejais jie gali būti rekomenduojami.
Tarptautines siuntas ruošiančioms įmonėms reikia nemažai dokumentų. Jei reikalinga konsulinė sąskaita faktūra, jiems paprastai reikia susitarti su pareigūnu, kuris peržiūrės siuntos turinį ir paruoš dokumentą. Importuojanti šalis gali reikalauti naudoti specialią formą, kurią gali pateikti jos nacionalinis konsulatas. Taip pat pažymimi visi mokesčiai už konsulinės sąskaitos parengimą, kad būtų išvengta painiavos ar ginčų.
Muitinės pareigūnai naudoja šį dokumentą, kad nustatytų atitinkamus tarifus, muitus ir kitus mokesčius, susijusius su siunta. Svarbu įsitikinti, kad ji teisinga, ir patvirtinti, kad forma užpildyta visiškai. Dėl problemų, susijusių su konsuline sąskaita faktūra, doke ar sandėlyje gali užtrukti, tokiu atveju siunta gali būti sulaikyta, kol jos bus išspręstos. Dėl greitai gendančių ar labai svarbių prekių importuotojui tai gali sukelti didelių problemų.
Ruošdamasi gabenti tarptautiniu mastu, įmonė gali pasikonsultuoti su trečiosios šalies įmone arba advokatu, kuris specializuojasi teikiant šią paslaugą, jei tokių siuntų netvarko reguliariai. Kiekviena šalis turi savo importo reikalavimus, kurių neįvykdžius eksportuotojas gali būti atsakingas už kliento patirtas išlaidas. Pavyzdžiui, negavus konsulinės sąskaitos faktūros, gali būti skirta bauda, kurią turės sumokėti eksportuotojas. Taip pat, jei forma neužpildyta ir reikia iš naujo tvarkyti dokumentus, klientas gali reikalauti, kad eksportuotojas būtų finansiškai atsakingas už bet kokius nuostolius.
Sukūrus dokumentą, išrašomos kelios konsulinės sąskaitos faktūros kopijos. Jis turi būti pridėtas prie siuntos kartu su kitais dokumentais. Eksportuotojai taip pat paprastai pasilieka bent vieną savo failų kopiją kaip asmeninę nuorodą, kurią gali naudoti atsiskaitydami ir su kita veikla. Jie gali nusiųsti papildomą kopiją importuotojui kartu su kita su siuntimu susijusia informacija. Kopijos taip pat gali būti pridedamos prie siuntos saugojimui muitinėje ir kitose pakeliui esančiose stotelėse.