Kontaktų tvarkyklė yra programinė įranga, leidžianti vartotojui saugoti, tvarkyti ir ieškoti telefonų numerių, adresų, datų, pastabų, sąrašų ir kt. Panašiai kaip asmeninės informacijos valdytojas, kontaktų vadybininkas yra skirtas pardavimo atstovams ir kitiems asmenims, kuriems reikia saugoti informaciją apie klientus ir pardavimo perspektyvas, planuoti susitikimus ir telefono skambučius bei tvarkyti el. pašto ir tekstinius dokumentus. Su didžiuliu duomenų kiekiu, su kuriuo žmogus susiduria kiekvieną dieną, viena vieta tiems duomenims saugoti yra patraukli. Kontaktų tvarkytuvės funkcijos taip pat gali apimti galimybę saugoti slaptažodžius, svarbias datas ir susitikimus bei galimybę dalytis duomenimis su kitu kompiuteriu ar asmeniniu skaitmeniniu asistentu. Kai kurie kontaktų valdytojai gali leisti keliems vartotojams pasiekti bendrinamą kontaktų duomenų bazę.
Kontaktų vadybininkas taip pat gali generuoti ataskaitas ir organizuoti, prognozuoti ir sekti pardavimo veiklą. Kai kurios turi galimybę pridėti nuotrauką, kuri puikiai tinka tiems, kurie ne visada prisimena vardus ar dokumentus prie kontakto įrašo. Automatinis atsarginis kopijavimas yra svarbi kontaktų tvarkyklės saugos funkcija. Kita galima funkcija yra galimybė grupuoti ir suskirstyti kontaktus į kategorijas.
Užuot darę užrašus ant popieriaus skiautelių ar laikydami užrašų knygelę, daugelis vartotojų pasirenka kontaktų tvarkyklę su „užrašų“ funkcija. Naudodami šią funkciją galite įvesti, iškirpti ir įklijuoti arba iškirpti tinklalapių dalis į savo kontaktų tvarkytuvę. Programinė įranga automatiškai pažymės jūsų įrašą laiko ir datos antspaudu, kad padėtų jums rūšiuoti pastabas. Kai kurie įrenginiai taip pat leidžia ranka rašyti pastabas naudojant specializuotą rašiklį.
Kaip ir asmeninės informacijos valdytojai, kontaktų tvarkytuvė taip pat gali turėti kalendoriaus funkciją. Naudodami kalendoriaus valdymo programą galite sekti susitikimus, šventes, gimtadienius ir pan. Garso priminimai gali įspėti, kad laukia užduotis arba artėja susitikimo laikas.
Kontaktų tvarkyklės paieškos funkcija yra labai vertinga. Norėdami rasti ieškomą medžiagą, galite ieškoti pagal datą, kategoriją, frazes ar kitus metodus. Kontaktų tvarkytuvėje taip pat gali būti įprastų užduočių, pvz., telefono žinučių, išlaidų įrašų ar darbų sąrašų, šablonų.
Yra daug kontaktų tvarkyklių versijų. Kai kurios sistemos yra pagrįstos internetu, o tai reiškia, kad nereikia įkelti programinės įrangos. Kitą kontaktų tvarkyklės programinę įrangą galima įkelti į įmonės serverį, kad klientų informacijos duomenų bazės būtų prieinamos keliems darbuotojams. Kiti yra kitos programinės įrangos, pvz., „Microsoft Outlook“, kuri turi verslo kontaktų tvarkyklės funkciją, dalis.