Medicininių įrašų sistemos yra spausdintinės arba elektroninės sistemos, naudojamos informacijai apie gydymą, bendrąsias sveikatos būklę ir kitus pacientams svarbius duomenis organizuoti ir kataloguoti. Šiandien daugelis gydytojų biurų, ligoninių ir kitų trumpalaikio ir ilgalaikio gydymo įstaigų naudoja programinę įrangą, kad sukurtų pritaikytą medicininių įrašų sistemą. Štai keletas pavyzdžių, kokio tipo duomenys laikomi sistemose ir kaip jie naudojami.
Visų tipų medicininių įrašų sistemose svarbiausia yra paciento informacija, kuri yra kataloguotuose duomenyse. Ji apima tokią pagrindinę informaciją kaip paciento vardas, lytis ir amžius. Įrašuose taip pat pateikiama artimųjų ar kitų asmenų, įgaliotų gauti informaciją apie pacientą, kontaktinė informacija. Taip pat dokumentuojamos pastabos apie bet kokias alergijas. Jei pacientas turi tam tikros rūšies draudimą ar sveikatos priežiūros nuolaidų planą, atitinkami duomenys taip pat saugomi paciento byloje.
Kartu su pagrindiniais pacientų duomenimis, medicininių įrašų sistemose taip pat gali būti saugoma metų informacija apie gydytojo apsilankymus, buvimą ligoninėje, chirurgines procedūras ir trumpalaikius ar ilgalaikius išrašytus vaistus. Daugumoje sistemų yra laukai, kuriuose gydytojai, slaugytojai ir kiti įgalioti medicinos darbuotojai gali įvesti pastabas, susijusias su kiekvienu įvykiu, kai medicininė priežiūra buvo suteikta pacientui.
Medicininių įrašų sistemos kartais taip pat naudojamos kaip bendravimo su pacientu ar draudimo paslaugų teikėju dokumentavimo priemonė. Sistema gali fiksuoti pretenzijų parengimo ir pateikimo paslaugų teikėjui datas, atsakymus į pretenzijas ir visus mokėjimus, gautus iš draudimo bendrovės arba tiesiogiai iš paciento. Tai leidžia pacientui sugeneruoti sąskaitas faktūras, kurios informuoja jį apie esamą paskyros būseną.
Atsiradus elektroninėms medicininių įrašų sistemoms, daugelis procedūrų, kurios anksčiau užtrukdavo valandas, dabar gali būti atliekamos per daug trumpesnį laiką. Pavyzdžiui, elektroninių medicininių įrašų galima ieškoti naudojant raktinius žodžius, todėl galima greitai peržiūrėti daugelio metų senumo pacientų istorijas, nesibraižant po didelius kiekius spausdintų dokumentų. Kompiuteriniai medicininiai įrašai ne tik leidžia greitai gauti informaciją, kad būtų galima teikti pacientui medicinines paslaugas, bet ir leidžia lengvai rinkti statistiką apie pacientų, gydytų nuo tam tikros ligos, skaičių arba dažniausiai konkretaus gydytojo išduodamų vaistų tipus. Tokio tipo duomenys gali būti labai naudingi vertinant praktikos apimtį ir bendrą gydytojo siūlomos priežiūros kokybę.
Elektroninių sveikatos įrašų, kaip sveikatos informacijos valdymo priemonės, vertės negalima nuvertinti. Duomenys, kurie turi būti saugomi nuotolinėje saugykloje, gali būti lengvai įvedami į medicininių įrašų sistemas ir saugomi standžiajame diske bei kompaktiniuose diskuose, kad būtų lengviau juos atkurti. Tai padeda kuo mažiau spausdinti dokumentų ir atlaisvina vietos kitiems tikslams.
Medicininių įrašų sistemos gali būti ne tik standžiuosiuose diskuose ar vietiniuose serveriuose, bet ir nuotoliniame serveryje bei kituose nuotolinio duomenų saugojimo sprendimuose. Ši nauda ypač naudinga tais atvejais, kai norima turėti atsargines duomenų kopijas. Jei gydytojo kabinetas ar ligoninė patirtų žalą dėl stichinės nelaimės, visi paciento duomenys vis tiek išsaugomi ir juos galima pasiekti naudojant tinkamus autorizacijos kodus.