Bendroji duomenų bazė yra informacijos rinkinys, išdėstytas lentelės formatu, kuriame yra informacijos apie tam tikrą sistemos ar organizacijos aspektą. Pavyzdžiui, viena bendra duomenų bazės funkcija yra darbuotojų įrašų duomenų bazė, kurioje yra vardai, gimimo data ir kita svarbi informacija apie įmonėje dirbančius žmones. Medžiagų duomenų bazė yra tam tikro tipo duomenų bazė, naudojama informacijai apie pramonės medžiagų kūrimą, dizainą, eksperimentinius rezultatus ir standartus, naudojamus pramonėje, talpinti.
Pavyzdžiui, cheminių medžiagų tiekimo įmonės medžiagų duomenų bazėje gali būti informacijos apie naujausią įmonės gaminio kūrimą, jau išbandytas ir išbandytas formules bei bendruosius standartus ir taisyklių rinkinius, skirtus kurti naujus cheminius junginius. Įdėjus visą šią informaciją į duomenų bazę, visi organizacijos nariai gali turėti bendrą požiūrį ir užtikrinti standartų nuoseklumą visoje organizacijoje.
Be to, dažnai atnaujinama medžiagų duomenų bazė suteikia beveik akimirksniu grįžtamąjį ryšį įvairiuose įmonės padaliniuose. Be darbinių medžiagų duomenų bazės, jei X skyrius užbaigs konkretaus projekto darbus, Y skyrius apie tai sužinos tik daug vėliau. Turėdamas darbo medžiagų duomenų bazę, Y skyrius turės šią informaciją, kai tik pasieks ir patikrins naujausius eksperimentinių rezultatų įrašus sistemoje. Tai supaprastina komunikaciją visoje įmonėje, sumažindama bandymų perteklių ir pašalindama atliekas per kūrimo ciklą.
Anksčiau medžiagų duomenų bazė galėjo būti saugoma ir apribota įmonės vidaus tinklu. Tai sumažino duomenų bazių efektyvumą organizacijoms, turinčioms kelias būstines visame pasaulyje, nes kiekviena atskira tyrimų vieta veiktų nepriklausomai nuo kitų. Atsiradus internetui kaip tinkamai neskelbtinos informacijos saugojimo vietai, šiuolaikinės medžiagų duomenų bazės gali būti saugomos arba pasiekiamos internetu. Tai sujungia visas skirtingas organizacijos vietas ir padeda dar labiau sumažinti išlaidas.
Informacija medžiagų duomenų bazėje pasiekiama naudojant standartinę struktūrinę užklausų kalbą (SQL). SQL yra programavimo kalba, naudojama tam tikrai informacijai iš duomenų bazės išgauti pagal vartotojo kriterijus. Pavyzdžiui, naudodamas SQL, medžiagų duomenų bazės vartotojas gali lengvai paprašyti visų „Projekto X“ testų rezultatų bet kuriuo datų diapazonu. Ši informacija rodoma ekrane lentelės formatu, išvardijant visus norimus kriterijus atitinkančius duomenų bazės įrašus.