Gamybos įmonė turi tris pagrindinius komponentus, kuriuos reikia stebėti gamybos proceso metu: medžiagas, darbą ir pridėtines išlaidas. Sąnaudų apskaitininkai naudoja skirtingas apskaitos knygas – žurnalus arba knygas – norėdami stebėti išlaidas, susijusias su bet kokia gamybos veikla. Medžiagų knygoje saugomos visos operacijos, susijusios su medžiagų pirkimu ir naudojimu prekėms gaminti. Bet koks medžiagų naudojimas ar judėjimas turi įrašą šioje knygoje, neatsižvelgiant į tai, ar įmonė naudoja darbo užsakymo ar proceso sąnaudų apskaičiavimo sistemą. Medžiagų knyga yra labai svarbi gamybos verslui.
Medžiagų knygoje gali būti keli požeminiai žurnalai arba žurnalai. Tai suteikia išsamesnį požiūrį į finansinių duomenų, susijusių su gamybos veikla, registravimą ir ataskaitų teikimą. Keletas bendrų mažmeninių knygų gali būti mokėtinos sumos, skirtingi žurnalai apie gamyboje naudojamų medžiagų rūšis ir panašios apskaitos knygos. Pagrindinėje knygoje yra tik apibendrinta informacija apie įvairias operacijas, todėl knyga glaustesnė peržiūrint skaičius. Išlaidų buhalteriai yra atsakingi už visų apskaitos žurnalų ir antrinių žurnalų tvarkymą šiame apskaitos procese.
Tiesioginės medžiagos yra vieninteliai daiktai arba operacijos, įrašytos medžiagų knygoje. Prekės turi tiesioginių medžiagų klasifikaciją, kai ištekliai yra būtini gaminiui pagaminti. Pavyzdžiui, plieniniams įtaisams reikalingas plienas kaip pagrindinė gamybos medžiaga. Bet koks plieno pirkimas ar naudojimas iš įmonės medžiagų atsargų turi būti pavaizduotas medžiagų knygoje. Vėlgi, subkreditai gali būti reikalingi, jei įmonei reikia kelių rūšių tiesioginių medžiagų, kad galėtų pagaminti prekę.
Kelios knygos ir finansinės sąskaitos sudaro įmonės išlaidų apskaitos sistemą. Kartu su tiesiogine medžiagų knyga buhalteriai gali naudoti knygeles, kad įrašytų tiesioginį darbą gaminant prekes ir pridėtines išlaidas – netiesiogines išlaidas, kurių negalima atsekti vienai prekei. Visos šios individualios sąskaitos patenka į darbo procese (WIP) sąskaitą sąnaudų apskaitos sistemoje. WIP sąskaita nurodo kiekvieno ištekliaus, šiuo metu naudojamo prekėms gaminti, kainą. Todėl įrašas bus pavaizduotas mažiausiai dviejose knygose, pvz., medžiagų knygoje ir WIP knygoje.
Knygų paskirtis – sekti prekių gamyboje naudojamų medžiagų sąnaudas. Visos prekių partijos ar perdirbimas patiria tam tikrų rūšių išlaidas. Išlaidų apskaitininkams ši informacija reikalinga, kad galėtų paskirstyti gamybos sąnaudas visoms gamybos proceso prekėms. Tai leidžia įmonei įvertinti, kaip efektyviai ji naudoja medžiagas gamindama prekes.