Asmuo, dalyvaujantis medžiagų pirkime, yra atsakingas už naujų prekių ar medžiagų, reikalingų toms prekėms pagaminti, pirkimą. Tai gali būti susiję su daugybe dalykų, įskaitant maisto produktus, programinę įrangą, mokymo programas ir drabužių elementus. Bet kuri verslo organizacija, kuri naudoja, kuria ar parduoda produktus, paprastai turės medžiagų pirkimo skyrių.
Dažnai šiam padaliniui vadovaus medžiagų įsigijimo vadovas, nors gali prireikti kelių skirtingų žmonių. Šis asmuo, priimdamas sprendimą pirkti, susitiks su potencialiais prekių tiekėjais ir atsižvelgs į daugybę dalykų. Prekės, kurias įmonė perka, o vėliau perparduoda vartotojams, gali padaryti skirtumą tarp sėkmės ar nesėkmės rinkoje.
Svarstydami apie naują produktą, medžiagų įsigijimo personalas pasvers keletą dalykų. Visų pirma yra prekės naudojimas ir vartotojų poreikis, kurį ši funkcija tenkina. Jei rinkoje jau parduodami panašūs produktai, jie taip pat palygins galimas prekes su jais, kad susidarytų supratimą apie šių prekių pardavimą.
Kitas svarbus veiksnys medžiagų pirkimo procedūrose yra derybos dėl kainos. Mažmenininkai ypač dažnai derasi, kad gautų pigiausias prekes, kad galėtų pakelti kainas ir perparduoti prekes vartotojams. Pirkimų skyriaus vadovas ar pirkėjas gali būti atsakingas už kainų klausimų aptarimą su pardavėjais.
Taip pat yra įmonių, kurių pagrindinis tikslas – pirkti naujas prekes ir paslaugas kitiems verslams. Tai taip pat yra medžiagų pirkimo forma. Šie žmonės išsiaiškina verslo poreikius, randa juos atitinkančias prekes ir padeda derėtis dėl kainų tarp pardavėjo ir pirkėjo. Tada samdančioji šalis ima mokestį.
Biologinės arba organinės medžiagos taip pat gali būti šio proceso dalis. Metalai, mediena ir kiti natūralūs daiktai naudojami kaip statybinės medžiagos įvairiems gaminiams rinkoje. Medžiagų pirkimas apima šių prekių suradimą, surinkimą ir pristatymą gamintojams ar statybininkams, kurie jas naudos parduodamoms prekėms gaminti.
Kai kuriais atvejais perkant medžiagas nereikia derėtis dėl kainos. Pavyzdžiui, vyriausybinės agentūros nurodys poreikį, o įvairios įmonės pateiks pasiūlymus, kad gautų sąskaitą. Darbą gauna įmonė, kuri siūlo mažiausią kainą, tačiau vis tiek laikosi visų kvotų ir laiko apribojimų. Šiame procese dažnai perkamas didelis prekių kiekis, pavyzdžiui, medicinos reikmenys.