Metainformacija yra tiesiog nedideli informacijos apie informaciją segmentai. Pagrindinė metainformacijos funkcija yra pateikti plačią informaciją apie didesnio išsamesnės informacijos pagrindą ir turinį. Atsižvelgiant į besiformuojančią žinių valdymo sritį, konkretaus segmento priskyrimo metainformacija perimetrai tapo gana aiškiai apibrėžti.
Iš esmės metainformacija arba metaduomenys dažnai yra duomenų ir informacijos, esančios didesnėje detalių dalyje, pirmtakas arba santrauka. Pavyzdžiui, kursinio darbo turinys turėtų būti suprantamas kaip turintis duomenų ir informacijos. Tačiau straipsnio pavadinimas, aprašymas ar temos santrauka arba bet kokia apžvalga būtų laikoma metainformacija.
Tam tikra prasme metainformacija tarnauja kaip anonsas apie tai, kas bus. Įprasti elementai, priskiriami metainformacijai, leidžia suprasti, kas yra didesnė informacijos dalis, neatskleidžiant daug faktų. Taigi metainformacijos naudojimas paprastai yra priemonė, skatinanti skaitytoją judėti pirmyn ir pradėti skaityti didesnį kūrinį.
Metainformacijos kūrimas dažnai priklauso nuo visų elementų, nustatytų žinių valdymo disciplinoje. Metainformacijai bus naudojami duomenys, kurie yra tiesiog faktiniai komponentai. Informacija, kuri iš esmės yra iš pateiktų duomenų daromos išvados, gali iš dalies informuoti ir metainformacijos struktūrą. Galiausiai dažnai įtraukiamas ir žinių komponentas. Žinios šiame kontekste suprantamos kaip komponentas, apimantis duomenų ir informacijos panaudojimą rezultatui numatyti.
Nors tikrasis pavadinimų, temų eilučių identifikavimas ir santraukos kaip metainformacijos naudojimas yra palyginti naujas reiškinys, ši sąvoka gyvuoja šimtmečius. Daugelis autorių nusprendžia, kad pavadinimai būtų šiek tiek aprašomieji, ypač mokslinių tyrimų darbuose. Paprastas vieno ar dviejų sakinių santrauka yra įprasta daugelyje mokslinių ir verslo dokumentų. Be abejo, idėja daryti išvadas ir panaudoti gautus duomenis ateities įvykiams projektuoti taip pat yra įprastas rašto darbų elementas per amžius. Šių literatūrinių konstrukcijų supratimas metainformacijos požiūriu paprasčiausiai palengvina šių bendrų elementų atpažinimą šiandieniniame pasaulyje lengvai suprantamais terminais.