Minkštoji kopija yra elektroninė dokumento kopija. Tai skiriasi nuo popierinės kopijos, dokumento, išspausdinto ant popieriaus ar kitos laikmenos. Minkštąsias kopijas lengva perkelti, platinti, bendrinti ir manipuliuoti – visi galimi trūkumai ar pranašumai, priklausomai nuo dokumento. Jie taip pat gali būti naudojami spausdintinėms kopijoms generuoti, spausdinant dokumento kopiją. Daugelis nepopierinių arba mažai atliekų išnaudojančių biurų labai priklauso nuo minkštųjų kopijų, kad galėtų bendrauti ir dalytis informacija.
Minkštąsias kopijas paprastai galima atidaryti naudojant įvairias teksto apdorojimo programas. Siekiant didesnio saugumo, dokumentas gali būti įrašytas tik skaitomu formatu. Tai leis žmonėms jį peržiūrėti, bet nekeis minkštosios kopijos. Tais atvejais, kai žmonės nerimauja dėl to, kad žmonės, turintys prieigą prie failo, keičia duomenis arba jais manipuliuoja, tai gali būti naudinga. Kai kurios programos taip pat tvarko pakeitimų žurnalus, leidžiančius žmonėms sekti atliktus dokumento pakeitimus ir grąžinti juos, jei pageidaujama, kad dokumentas būtų atkurtas į ankstesnį tašką.
Žmonės, turintys minkštųjų kopijų, gali jas siųsti el. paštu, perkelti per tinklą arba įdėti į diską ar nešiojamąjį standųjį diską, kad galėtų bendrinti. Ši platinimo metodų įvairovė gali būti naudinga ir gali leisti biurams atsisakyti tokių išlaidų kaip fakso aparatai ir kurjeriai. Minkštosios kopijos paprastai neturi tokios pat teisinės padėties kaip popierinės, nes jas galima keisti, tačiau jas galima naudoti daugeliui biuro veiklos, įskaitant tokius dalykus kaip minkštųjų sutarties juodraščių siuntimas pirmyn ir atgal redaguoti ir patvirtinti. , kai žmonės prieš pasirašydami atidžiai peržiūri popierinę kopiją, kad įsitikintų, jog joje yra norimų pakeitimų.
Minkštosios kopijos taip pat gali būti naudojamos, pavyzdžiui, pristatymams, kai žmonės dokumentą platina elektroniniu būdu, kad visi turėtų kopiją, arba rodo jį ekrane pristatymo ar renginio metu. Galimybė redaguoti iki paskutinės minutės gali būti naudinga žmonėms, kurie nori laiko patobulinti savo pristatymus ir kuriems gali prireikti paskutinės minutės pakeitimų, kad būtų galima prisitaikyti prie besikeičiančios informacijos ir kitų problemų. Mokytojai dažnai saugo klasės medžiagą minkštųjų kopijų pavidalu, kad galėtų lengvai jas pakeisti ir pakartotinai panaudoti pamokoms.
Biuruose, kur erdvė yra labai svarbi, visiškai arba daugiausia elektroninis naudojimas gali duoti daug naudos. Žmonės gali peržiūrėti medžiagą minkštomis kopijomis ir išvengti didelio popieriaus kiekio, kurį reikės saugoti, susidarymo. Jei saugumas kelia susirūpinimą, gali būti nustatytos elektroninės saugos priemonės, kurios užtikrintų kuo didesnę minkštųjų kopijų apsaugą. Tai gali apimti tokius įrankius kaip nuotolinės atsarginės kopijos, kad būtų išsaugotos kopijos gaisrų, virusų ir kitų problemų atveju.