Minkštųjų sistemų metodika yra procesas, naudojamas situacijose, kuriose nėra apibrėžtos procedūros, dirbti. Šios situacijos dažnai yra sunkios arba sudėtingos, o žingsnius labai veikia tokie dalykai kaip nuomonė, kultūra, situacijos ar aplinkos žinios. Ši metodika nustato taisyklių rinkinį, kuris naudojamas procesui apibrėžti ir pradėti siekti tikslų. Daugeliu atvejų šie metodai remiasi žmonių sistemomis problemoms apibrėžti ir sprendimui rasti, o ne matematinėmis ar mokslinėmis sistemomis.
Priešingai nei daugelis mano, „minkštųjų sistemų metodika“ reiškia metodus, naudojamus planui nustatyti, o ne susijusias sistemas. Minkštoji problema yra ta, kurią sudaro neapibrėžiami aspektai, pvz., psichologija ar kultūrinis tapatumas, o sunkioje problemoje naudojami apibrėžiami skaičiai ir kartojami eksperimentai. Panašiai, taikant švelnųjį metodą naudojamos minkštosios sistemos, o kietajam metodui naudojamos kietosios sistemos. Net jei problema naudojo kietąsias sistemas, minkštųjų sistemų metodika vis tiek gali būti naudojama kaip problemos sprendimo būdas.
Pagrindinė minkštųjų sistemų metodikos dalis yra suvokimas. Stebėtojų požiūris į problemą apibrėžia pagrindinį būdą, kuriuo jie ją sprendžia. Jei du žmonės yra pasirengę dirbti su projektu, jų požiūris apibrėžs projektą, kai jie dirba su juo. Tai reiškia, kad du žmonės, žiūrintys į problemą skirtingais požiūriais, gali nesugebėti kažko užbaigti, nes trūksta bendro pagrindo.
Pavyzdžiui, jei gamykla užsidegtų, o stebėtojai būtų aplinkosaugininkas, įmonės vadovas ir ugniagesys, trijų žmonių požiūris į veiksmą būtų radikaliai skirtingas. Aplinkosaugininkas pirmiausia pažvelgtų į gaisro ekologinį poveikį per dūmus, degančius chemikalus ir potencialiai pavojingą vandens nuotėkį. Verslininkas apie tai galvotų apie prarastą gamybą ir techninės įrangos keitimo išlaidas. Galiausiai ugniagesys suras greičiausią ir efektyviausią būdą sustabdyti ugnies plitimą ir jį užgesinti. Dėl skirtingų požiūrių kyla problemų ieškant bendros kalbos, todėl projektas stringa.
Naudodami minkštųjų sistemų metodiką, problemų sprendėjai gali pabandyti sukurti bendrą požiūrį visiems dalyvaujantiems. Pirmas žingsnis yra rasti tai, dėl ko visi sutinka, ir naudoti tai kaip pagrindą. Pavyzdžiui, aukščiau pateiktame pavyzdyje visi nori, kad gaisras būtų užgesintas. Iš ten žmonės gali apibrėžti žingsnius, reikalingus pereiti nuo bendro pagrindo prie galutinio tikslo. Tai leis kiekvienai šaliai pareikšti savo pritarimą arba iškilusias problemas, susijusias su planuojamais veiksmais.