Minutės knyga yra segtuvas arba įrišta knyga, kurioje yra nuolatinės ir išsamios svarstymų ir nutarimų ataskaitos. Protokolai įrašomi per oficialius įmonės susirinkimus ar teisinius renginius. Jie taip pat gali būti naudojami įmonėse, norint įrašyti susitikimų eigą.
Tradiciškai šios knygos rašomos ranka, o puslapiai sunumeruoti iš eilės, kurie buvo saugiai įrišti. Šis procesas skirtas apsisaugoti nuo nesąžiningos veiklos. Kai kuriose teisinėse praktikose vis dar laikomos ranka rašytos knygos, tiek kaip linktelėjimas į tradiciją, tiek kaip patikima priemonė atgrasyti nuo klastojimo.
Pagal įstatymą įregistruotos ir registruotos įmonės privalo vesti einamąją minučių knygą. Šios knygos turi būti laikomos oficialioje įmonės buveinėje arba juridiniame adresu. Jie turi būti prieinami kiekvienam įmonės nariui.
Teismo posėdžių salės deputatai taip pat gali būti apmokestinti minučių knygelės tvarkymu. Deputatai gali atnaujinti knygą, nes posėdžiai ir teisminiai procesai vyksta vadovaujant teisėjui. Pavaduotojai parenkami kaip patikimi šių įrašų tvarkytojai.
Technologijų amžiaus aušra pakeitė kai kurių smulkmenų knygų elgesį. Pavyzdžiui, įmonės gali pasikliauti tuo, kad kas nors surašys minutes kompiuteriu, jas išspausdins ir pritvirtins spaudinius prie knygų nuosekliai sunumeruotais puslapiais. Verslui, turinčiam daug oficialių susitikimų, toks knygų tvarkymo būdas gali būti visiškai priimtinas.
Korporacijų protokoluose gali būti įmonės dokumentų ir įrašų. Tai gali būti įstatai, įmonių straipsniai, metinės ataskaitos ir direktorių bei akcininkų nutarimai. Juose taip pat gali būti informacijos apie akcininkų ir direktorių susirinkimų eigą, įskaitant tai, dėl kokių veiksmų buvo susitarta ir kokie nutarimai buvo priimti.
Nukrypus nuo standartinės, tradicinės protokolų saugojimo procedūros, gali būti gana lengva sugadinti minučių knygeles. Pavyzdžiui, laikant palaidų lapų segtuvą kaip trumpą knygą, galima sugadinti, nes kiekvienas gali tiesiog išimti puslapį ir į segtuvą įdėti kitą puslapį. Jei organizacija nori turėti palaidų lapų knygą, reikia imtis tam tikrų atsargumo priemonių, kad būtų užtikrinta, jog knyga būtų saugi ir kad būtų sumažintos klastojimo galimybės.
Siekdami apsaugoti palaidų lapų knygos vientisumą, registratoriai turėtų apsvarstyti galimybę įtraukti sistemą, kurioje kiekvienas minučių puslapis būtų numeruojamas iš eilės. Panašiai atskiri susitikimai turėtų turėti su jais susietus eilės numerius. Netgi patys smulkiausi elementai turėtų būti sunumeruoti. Galiausiai, kiekviename puslapyje turėtų būti reikalaujama, kad asmuo, turintis įgaliojimą, perskaitė protokolą ir patikrino jų autentiškumą.