Mokėtinų sąskaitų knyga yra sąskaitų sąrašas su informacija, susijusia su pardavėjams, tiekėjams ir kitoms įmonėms įsiskolintais pinigais. Įmonės naudoja šią knygą, kad atskirtų trumpalaikius finansinius įsipareigojimus nuo didžiosios didžiosios knygos dalies. Įmonės gali turėti keletą skirtingų finansinių sąskaitų savo mokėtinų sumų knygoje, priklausomai nuo jų verslo dydžio. Didesnės įmonės paprastai samdo buhalterius, kurie tvarko savo mokėtinų sąskaitų informaciją.
Mokėtinos sumos yra labai cikliškas procesas įmonės apskaitos sistemoje. Apskaitos tarnautojai, tvarkydami mokėtinų sumų knygą, dažnai turi atsijoti daugybę dokumentų. Išoriniai mokėtini dokumentai apima pardavėjo ar tiekėjo sąskaitas faktūras, mėnesines sąskaitas ir kitus dokumentus, kuriuose prašoma sumokėti už prekes ar paslaugas. Informacija iš šių išorinių dokumentų yra įmonės mokėtinų sumų knygoje. Dauguma įmonių nustato šių išorinių dokumentų mokėjimo terminus. Kontrolieriai ir apskaitos prižiūrėtojai vykdys grafikus iš įmonės mokėtinų sumų sistemos, kad nustatytų, kurias sąskaitas šiuo metu reikia apmokėti.
Įmonės taip pat naudoja vidinius dokumentus mokėtinų sąskaitų informacijai tvarkyti. Pirkimo užsakymai yra labiausiai paplitęs vidinis dokumentas, susijęs su įmonės mokėtinų sumų sistema. Pirkimo užsakymuose pateikiama konkreti informacija apie įgaliotus prekių ar paslaugų pirkimus. Ši informacija yra įmonės mokėtinų sumų knygoje, todėl buhalteriai gali suderinti tiekėjo sąskaitas faktūras su pirkimo užsakymais. Tiekėjo sąskaitų faktūrų suderinimas su vidiniais pirkimo užsakymais užtikrina, kad įmonė turi visus reikalingus dokumentus, kad galėtų palyginti ir peržiūrėti mokėtinas sąskaitas. Pirkimo užsakymai taip pat yra vidinė kontrolė, skirta suderinti gautų prekių kiekį, produktų sumas doleriais ir kitą informaciją, atitinkančią anksčiau sutartą informaciją.
Į įmonės didžiąją knygą paprastai įtraukiama bendra įmonės mokėtinų sumų knyga. Įmonės didžiojoje knygoje esanti informacija naudojama įmonės finansinėms ataskaitoms kurti. Užuot įtraukę daug informacijos, susijusios su verslo operacijomis, įmonės naudoja antrines knygas (pvz., mokėtinas sąskaitas), kad saugotų išsamią informaciją už didžiosios knygos ribų. Įmonės finansines ataskaitas parengs kiekvieno ataskaitinio laikotarpio pabaigoje pagal didžiojoje knygoje esančią informaciją.
Informacija apie mokėtinas sumas yra pateikiama įmonės balanse. Kadangi mokėtinos sumos yra finansinio įsipareigojimo įsipareigojimas, sąskaitoje paprastai bus kredito likutis. Sąskaitos su kreditų likučiais apskaitoje įtraukiamos į įmonės įsipareigojimų informaciją jų balanse. Mokėtinos sumos yra trumpalaikis įsipareigojimas ir paprastai bus įtrauktas į įmonės trumpalaikius įsipareigojimus. Išorės verslo suinteresuotosios šalys dažnai lygina įmonės trumpalaikius finansinius įsipareigojimus su trumpalaikiu turtu. Šis palyginimas padės suinteresuotosioms šalims nustatyti, ar įmonė turi pakankamai pinigų gautinoms sumoms apmokėti mokėtinas sumas.