Nebalansinė ataskaita – tai būdas sekti turtą ar skolą neįtraukiant jo į pagrindinę apskaitos sistemą. Dauguma įmonių turi du turto ir skolų valdymo būdus, žinomus kaip balansiniai ir nebalansiniai, o kartais vadinami įtrauktomis ir nebalansinėmis apskaitomis. Balansinis turtas ir skolos yra standartiniai sandoriai, kuriuos įmonė turi ir už kuriuos yra tiesiogiai atsakinga, o nebalansiniai sandoriai yra skirti aplinkybėms, kai įmonė neturi tiesioginės nuosavybės teisės į pinigus. Šis terminas taip pat yra įprastas būdas apibūdinti neteisėtą apskaitos praktiką.
Didžiausias skirtumas tarp balansinio ir nebalansinio turto ar skolų yra nuosavybė. Kai turtas ar skola priklauso įmonei, įmonė su pinigais gali daryti beveik viską, ko nori, pavyzdžiui, likviduoti turtą ir išleisti pinigus, reinvestuoti į savo įmonę arba parduoti skolas kitoms institucijoms. Jei pinigai nepriklauso įmonei, ji nieko negali padaryti be savininko sutikimo.
Bendri naudojimo būdai
Daugelis įmonių beveik išimtinai naudoja „on-book“ sistemą. Tokiose vietose, kaip mažmeninės prekybos parduotuvės ir restoranai, nėra bendro poreikio tvarkyti apskaitą be knygos; vienintelės vietos, kur tokia praktika paplitusi, yra finansų įstaigose ir brokeriuose. Šios įmonės dažnai laiko pinigus ir turtą kitoms šalims, ir nors šis turtas yra įmonės sistemoje, jis iš tikrųjų nepriklauso įmonei.
Nors daugelis bankų naudoja nebalansinę sistemą, jos nereikia kiekvienai banko operacijai. Pavyzdžiui, kai žmogus duoda pinigus bankui, tai yra sutarties, kurią jis sudarė atidarydamas sąskaitą, dalis. Banke laikomi pinigai iš tikrųjų priklauso žmogui, ir jis gali juos naudoti kaip nori. Kai asmuo gauna pinigus banke, jis iš tikrųjų atgauna savo pinigus, o tai reiškia, kad operacija iš tikrųjų yra laikoma registravimo sistemos dalimi. Dėl to didžioji įstaigos apskaitos dalis atliekama naudojant balansą.
Sandoris įtraukiamas į nebalansinį sąrašą tik tuo atveju, jei pinigus turinti įstaiga nekontroliuoja ne tik tiesioginės sutartinės naudos. Tokia situacija iš tikrųjų pasitaiko tik keliais atvejais, ir dauguma jų apima pinigų laikymą patikėjimo teise. Pavyzdžiui, jei finansų maklerio įmonė laiko nedidelę investuotojo pinigų sumą kaip užstatą nuo akcijų rinkos kritimo, tie pinigai iš tikrųjų nepriklauso įmonei, kol ji nepaima jų nuostoliams padengti. Iki to laiko pinigai yra brokerių namų sąskaitose, tačiau įmonė jų negali panaudoti.
Neteisėtų operacijų registravimas
Nebalansinė ataskaita taip pat yra įprastas neteisėtų sandorių apibūdinimo metodas. Šie sandoriai vyksta ne oficialiose įmonės buhalterijose. Nepriklausomai nuo jų kilmės, bet kokie įeinantys ar išeinantys pinigai turi būti apskaityti. Anksčiau tai paskatino naudoti dvi apskaitos knygas, vieną oficialią ir kitą ne, kuriant įjungimo ir neįtraukimo sistemą.