Nematerialios išlaidos yra bet kokios išlaidos, kurios turi tam tikrą neigiamą poveikį verslo rezultatams, tačiau nebūtinai gali būti taikomos konkrečiam apskaitos knygų straipsniui ar sąnaudoms. Vietoj to, šios išlaidos atsiranda tokiu būdu, kuris turi įtakos bendrai įmonės funkcijai. Nematerialios išlaidos gali būti išlaidos, atsirandančios atnaujinant gamybos liniją, įgyvendinant išmokų darbuotojams pakeitimus arba bet koks veiksnys, turintis įtakos santykiams su klientais.
Vienas iš paprasčiausių būdų suprasti nematerialias išlaidas yra apsvarstyti darbuotojų produktyvumo klausimą. Kai darbuotojai yra laimingi ir jaučiasi vertinami verslo, jų produktyvumo lygis paprastai yra beveik didžiausias. Jei koks nors įvykis turėtų neigiamos įtakos darbuotojo ir darbdavio santykiams, yra didelė tikimybė, kad produktyvumo lygis sumažės. Šis gamybos pokytis gali būti vadinamas nematerialiomis sąnaudomis, atsirandančiomis dėl darbuotojų ir darbdavio prestižo pasikeitimo.
Darbuotojų išmokų pokyčiai dažnai gali sukelti nematerialių išlaidų. Pavyzdžiui, jei įmonė, vykdydama išlaidų mažinimo strategiją, nusprendžia atsisakyti grupinio sveikatos draudimo, įmonė per metus sutaupys didelę sumą. Tuo pačiu metu šis draudimo praradimas turės neigiamą poveikį darbuotojams, kurie bus mažiau atsidavę. Dėl to gamyba krenta ir verslas nebegali gaminti tokio lygio kaip anksčiau. Nors bendrovė sutaupė pinigų, sumažindama sveikatos draudimą, sutaupyta mažiau nei planuota iš pradžių, nes dėl veiksmo sumažėjo gamyba.
Ta pati bendra idėja gali sukelti nematerialias išlaidas, susijusias su įmonės klientais. Jei kokia nors problema, pvz., pavėluotas pristatymas pagal svarbų užsakymą arba problema su klientų aptarnavimo atstovu, pakeistų kliento požiūrį į verslą neigiamai, yra tikimybė, kad klientas pradės ieškoti kito tiekėjo. Užtikrinęs naują pardavėją, klientas pradeda perkelti savo verslą į naują tiekėją. Nematerialios išlaidos pirminiam tiekėjui yra pajamų ir vertinamo kliento praradimas.
Nematerialūs kaštai dažniausiai atsiranda dėl tam tikro veiksnio ar veiksnių rinkinio, kuris tam tikru būdu sumažino arba susilpnino įmonę. Išlaidos gali būti susijusios su darbo jėgos mažinimu, dėl kurio likę darbuotojai turi prisiimti papildomas pareigas, sumažinant išmokas darbuotojams arba keičiant produktų liniją, kurių klientai nepatinka. Kiekvienu atveju labai padidėja galimybė, kad verslas bus neigiamai paveiktas ir dėl to taps mažiau produktyvus.