Daugumoje didelių organizacijų pirkimų skyrius yra atsakingas už pageidaujamų tiekėjų sąrašo sudarymą ir priežiūrą. Šis sąrašas pateikiamas skyriams ir pirkimo pareigūnams, kad padėtų atlikti pirkimo ar pirkimo užsakymus. Pagrindinis šio sąrašo tikslas – padėti pirkėjams pasirinkti tiekėjus, kurie atliko išsamų peržiūros procesą.
Procesas, reikalingas tiekėjui įtraukti į pageidaujamų tiekėjų sąrašą, priklauso nuo organizacijos. Paprastai reikiamą laiką ir peržiūros tipą lemia prekės vertė doleriais. Daugelis įmonių turi prekių, kurias joms reikia reguliariai pirkti, sąrašą. Užuot pateikę užklausą dėl pasiūlymo (RFP) ir pasirinkę vieną tiekėją, jie darbuotojams pateikia pageidaujamo tiekėjo sąrašą.
Atliekant šį peržiūros procesą būtina nurodyti teisinį pardavėjo pavadinimą ir adresą, taip pat mokesčių numerius, jo siūlomas prekes ar paslaugas. Daugelis įmonių naudoja reitingų paslaugą, pvz., Dunn ir Bradstreet arba konkrečios pramonės reitingų įmones, kad patvirtintų įmonės teisėtumą ir nustatytų, ar yra kokių nors žinomų su įmone susijusių problemų.
Daugumoje firmų, prieš įtraukiant jį į pageidaujamų tiekėjų sąrašą, atliekama išsami pardavėjo peržiūra. Pirmasis šio proceso žingsnis yra pardavėjo užpildytos užklausos formos pateikimas. Reikalinga informacija gali apimti finansinės ataskaitos kopiją, pagamintų medžiagų kiekį, dalių šaltinius, priklausomybę sąjungai ir įmonės vadovų sąrašą.
Šią informaciją peržiūri viešųjų pirkimų darbuotojai, atsakingi už jos tikslumą. Be šio informacijos rinkimo, daugelis įmonių reikalauja patikrinimo vietoje. Šio proceso metu pirkimų skyriaus narys išsamiai apžiūri patalpas, susitinka su darbuotojais ir peržiūri kokybės užtikrinimo procedūras.
Neretai įmonės kas trejus ar penkerius metus iš naujo įvertina pageidaujamų pardavėjų sąrašą. Patikrinimo tikslas – peržiūrėti procedūrų, tiekėjų ir kitos svarbios informacijos pasikeitimus. Jei įmonės produkto kokybė pablogėja, ji gali būti pašalinta iš sąrašo.
Pirkimų personalo pareiga yra valdyti ir stebėti tiekėjo veiklą. Ataskaitos apie pirkimo veiklą, sąskaitas faktūras, problemas ir siuntas dažnai renkamos kas ketvirtį ir peržiūrimos. Nuolatinis atsidavimas pardavėjų valdymui yra laikoma geriausia pirkimo organizavimo praktika.