Paprasčiau tariant, pagrindiniai veiklos rodikliai (KPI) yra pasiekimų matai, įrankiai, kuriuos organizacijos naudoja siekdamos sekti savo pažangą ir sėkmę siekiant organizacijos tikslo. Jie susideda iš iš anksto nustatytų išmatuojamų organizacijos tikslų rinkinio ir gali apimti bet kurį organizacijos aspektą, kuris laikomas gyvybiškai svarbiu jos sėkmei. Norėdama sukurti efektyvius KPI, organizacija turi turėti misiją su aiškiai apibrėžtais tikslais ir uždaviniais. Neaiškūs tikslai, pavyzdžiui, būti geriausiu pramonėje, neveiks, nes jie yra per platūs. Tikslai turi būti išreikšti išmatuojamais terminais ir dėl jų susitarti su organizacija susiję asmenys.
Pagrindiniai veiklos rodikliai gali būti pateikti bet kokiame ataskaitų, skaičiuoklių ar diagramų derinyje. Jie pateikia vizualų momentinį verslo ar organizacijos stiprumo momentinį vaizdą realiuoju laiku, pagrįstą konkrečiomis iš anksto nustatytomis priemonėmis. Metodas, kuriuo jie rodomi, skiriasi, nes tai labai priklauso nuo vertinamo tikslo ir jo tikslinės auditorijos.
Šios priemonės įvairiose organizacijose skiriasi, priklausomai nuo verslo rūšies ir jos tikslų, ir gali būti finansinės arba nefinansinės. Pavyzdžiui, krovinių gabenimo įmonė gali palyginti sunkvežimių avarijų, kuriose dalyvavo jų vairuotojai, skaičių per nuvažiuotą atstumą su šalies vidurkiu. Tai būtų būdas sekti jų saugos duomenis. Neatidėliotinos sveikatos priežiūros įstaiga gali naudoti vidutinį pacientų laukimo laiką, kol jie bus gydomi per paros laiką, o tai leistų jiems nustatyti, ar reikia koreguoti personalo skaičių ar mokymą.
Taip pat įmonė, užsiimanti pardavimu, kaip pagrindinį veiklos rodiklį gali naudoti naujų klientų, kuriuos jai nukreipė esami klientai, procentą. Ta pati pardavimo įmonė taip pat galėtų naudoti procentinį einamųjų metų pelno ir praėjusių metų pelno palyginimą, kiekvienais metais siekdama tam tikro procento.
Apibrėžus pagrindinį veiklos rodiklį, jis retai keičiamas, nebent pasikeičia tikrieji organizacijos tikslai. Tiesą sakant, norint, kad šie tikslai būtų naudingi, labai svarbu kasmet išlaikyti tą patį apibrėžimą, kad būtų galima efektyviai stebėti organizacijos pažangą. Tokiu būdu verslo praktika ir (arba) strateginis planavimas gali būti iš naujo išnagrinėti, jei mažėja pažanga siekiant nustatytų tikslų.