Pajamų ir išlaidų ataskaita yra finansinio dokumento tipas, skirtas identifikuoti visas per tam tikrą laikotarpį gautas pajamas, taip pat dokumentuoti visus mokėjimus ar išlaidas, susijusias su tuo pačiu laikotarpiu. Tokio tipo ataskaitas galima sudaryti ne tik kaip istorinių duomenų rinkimo priemonę, bet ir sudaryti būsimo laikotarpio ataskaitas, išlaidų ir pajamų derinį pagrįsti to laikotarpio veiklos prognozėmis. Naudojant bet kurią programą, duomenis siekiama panaudoti pajamų ir išlaidų pusiausvyrai analizuoti ir nustatyti, ar veiklos rezultatas geriausiai atitinka verslo veiklos interesus.
Vienas iš pajamų ir išlaidų ataskaitos tikslų – sukurti įrankį, kuris būtų naudingas atliekant finansų valdymo užduotį. Šiuo tikslu atsižvelgiama į visas su laikotarpiu susijusias pajamas ir išlaidas. Tai reiškia, kad į ataskaitos detales įtraukiamos ir realizuotos, ir nerealizuotos tuo metu žinomos pajamos, kartu su apmokėtais ir neapmokėtais skoliniais įsipareigojimais. Gali būti taikomos kelios išimtys, pvz., pajamų, gautų pardavus pagrindinį turtą, arba pajamų ar pardavimų, susijusių su palikimu, neįtraukimas.
Pajamų ir išlaidų ataskaitos vertė, nesvarbu, ar tai neseniai baigtas laikotarpis, ar kaip būsimo laikotarpio prognozė, turi turėti tam tikrą supratimą apie įmonės finansinę gerovę. Šis metodas leidžia analizuoti pagrindinę informaciją, kuri savo ruožtu gali paskatinti tam tikrus įmonės skolos valdymo būdus arba turimų išteklių panaudojimą. Kartu su įmonėmis, kurios veikia siekdamos pelno, kitos organizacijos, pvz., klubai, draugijos ar net ligoninės, kurias valdo labdaros organizacijos, gali naudoti šią konkrečią priemonę, kad galėtų stebėti ryšį tarp pajamų ir skolų valdymo.
Esant geriausioms aplinkybėms, pajamų ir išlaidų ataskaitoje bus nurodyta, kad dabartinis pajamų iš įvairių šaltinių lygis yra pakankamas veiklai palaikyti, atsižvelgiant į šiuo metu valdomą skolos sumą. Palyginus kiekvieną pajamų ir išlaidų ataskaitą, susietą su keliais iš eilės laikotarpiais, galima nustatyti teigiamas arba neigiamas tendencijas, kurias galima atidžiau įvertinti ir galbūt pasisemti idėjų, kaip geriau sutvarkyti įmonės finansus. Tai gali padidinti galimybes sustiprinti įmonės finansinę padėtį arba bent jau išlaikyti kuo mažesnę žalą tam stabilumui esant tam tikram platesniam ekonomikos nuosmukiui.