Parašo failas yra mažas tekstinis failas, pridedamas prie el. laiško pabaigos. Jame yra parašas ir kita informacija, pvz., telefono numeris arba svetainės adresas. Naudodami vieną sutaupysite laiko ir energijos, nes galite nustatyti, kad jis būtų pridedamas kiekvieną kartą, kai siunčiate el. laišką, ir jums nereikės pakartotinai rinkti tos pačios informacijos.
Dauguma el. pašto programų ir paslaugų leidžia sukurti parašo failą kaip programos ar taikomosios programos dalį. Daugelis taip pat leidžia pridėti failą, kuris buvo sukurtas naudojant teksto apdorojimo programą. Paprastai failą galima pridėti nuėjus į el. pašto programos skyrių „Parinktys“.
Parašo failo turinys yra neribotas. Jame gali būti teksto, interneto nuorodų ir net nuotraukų ar meno kūrinių. Paprastai jame yra parašas, be kontaktinės informacijos, pvz., telefono arba fakso numerio arba nuorodos į svetainę. Daugelis verslo vartotojų taip pat prideda savo įmonės logotipą. Dažnai žmonės, kurie naudoja parašo failą savo asmeniniame el. laiške, taip pat nusprendžia įtraukti mėgstamą citatą ar posakį, kuris apibrėžia jų įsitikinimus arba įkvepia.
Nors naudojant parašo failą yra daug parinkčių, paprastai rekomenduojama laikytis tam tikrų protokolų, kai jie sukuriami verslo reikmėms. Paprastai svarbiausia atsiminti, kad darbas būtų profesionalus, nebūdamas pernelyg neformalus. Pavyzdžiui, kai verslo el. laiške naudojate parašo failą, geriausia nepalikti asmeninės citatos. Taip pat rekomenduojama palikti tarpą tarp paskutinio pranešimo sakinio ir failo parašo dalies. Taip jis išlieka švarus ir tvarkingas, o kontaktinė informacija lengvai paryškinama.
Vienas iš pagrindinių parašo failo privalumų yra tai, kad dauguma el. pašto programų leidžia naudoti daugiau nei vieną failą. Tai naudinga, ypač verslo reikmėms, nes galite pritaikyti failą skirtingiems klientams arba skirtinguose verslo etapuose. Užmezgus ryšį su klientu, šiek tiek mažiau formalus parašas gali atrodyti geriau. Žmonėms, siunčiantiems el. laiškus iš privačios paskyros, failo keitimas gali būti patogus norint atskirti draugus, šeimą ir ne tokius asmeninius kontaktus.
Nors parašo failas dažniausiai naudojamas el. paštui, jis taip pat gali būti naudojamas su kitomis programomis. Kai kurios momentinių pranešimų (IM) paslaugos leidžia jas pridėti, taip pat kai kurias „Usenet“ grupes. Tai taip pat dažnai matoma pokalbių forumuose.