Kasdien sukuriami nauji elementai, kuriais siekiama, kad darbo vieta veiktų efektyviau. Pareiškėjo sekimo sistema, dar vadinama pareiškėjo programine įranga, yra dar vienas šio sąrašo elementas. Sutrumpintai ATS, tokia sistema suteikia galimybę vienoje vietoje surinkti labai daug informacijos verslo įdarbinimo poreikiams ir kitoms funkcijoms atlikti. Pasirinktinė pareiškėjų sekimo sistema gali padėti paprastinti žmogiškųjų išteklių valdymą ir atimti mažiau laiko. Kadangi versle laikas yra pinigai, tokia sistema turėtų greitai atsipirkti.
Yra įvairių variantų mažoms, vidutinėms ir didelėms įmonėms, taip pat įvairių tipų įmonėms. Didžiąją dalį įdarbinimo verslo galima atlikti kompiuteriu su kandidatų sekimo sistema, o ne per daugybę dokumentų. Viena patogi funkcija yra galimybė pareiškėjui siųsti konkrečius atrankos klausimus, atsižvelgiant į pareigas, į kurias jis kreipiasi. Įdarbinimo pareigūnas gali sutaupyti daug laiko, kai klausimus ir atsakymus pateikia iki minimumo temos ir naudodamas tik konkrečią, būtiną informaciją vienam kandidatui.
Pretendentų sekimo sistema naudinga ne tik renkant CV ar prašymus, bet ir organizuojant juos pagal iš anksto nustatytus kriterijus. Kad sistema būtų paprasta, kartotekų spinta, užpildyta gyvenimo aprašymais, paprastai išdėstoma abėcėlės tvarka. ATS siūlo daug didesnį lankstumą. Jei įmonė teikia pirmenybę dvikalbiui kandidatui arba turinčiam kokių nors kitų specialių įgūdžių, net jei šie įgūdžiai nebūtinai yra būtini, įmonė gali pasirinkti CV reitinguoti taip, kad pirmenybė būtų teikiama tiems, kurie turi specialių įgūdžių.
Kitus duomenis taip pat galima sekti naudojant pareiškėjų sekimo sistemą. ATS paprastai yra daug patogesnė paieškai nei įprasta failų sistema. Kadangi erdvė nėra problema, kaip būtų naudojant popierinius failus, daug daugiau informacijos galima saugoti ilgesnį laiką. Tai taip pat leidžia paprasčiau įvertinti veiklos rezultatus ir sukurti lengvesnę reklamavimo iš vidaus sistemą.
Kita galimybė yra naudoti pareiškėjų sekimo sistemą, kad būtų galima sekti potencialius klientus arba šaltinius, per kuriuos įmonės gali rasti tinkamus kandidatus. Konkrečios srities technikos mokyklos gali paskelbti būsimų absolventų sąrašą, kuris gali tapti naudingu naujų darbuotojų tos srities įmonei šaltiniu. Darbo skelbimų lentos arba tos, kuriose skelbiami gyvenimo aprašymai, taip pat gali būti geri potencialūs klientai, kuriuos galima stebėti naudojant ATS. Kai kurios sistemos taip pat leis masiškai skelbti skelbimus tokiose lentose, nurodant įmonės galimybes ir reikalavimus darbo ieškantiems asmenims.