Apibrėžimo laiškai yra dokumentai, kuriuos išduoda JAV vidaus pajamų tarnyba. Iš esmės apsisprendimo laiškas yra oficialus sprendimas, ar darbdavio nustatytas išėjimo į pensiją planas atitinka visus IRS nustatytus pensijų planų struktūros ir funkcijos kriterijus. Paprastai išduodamas ryžtingas laiškas, kuriuo patvirtinama visiška pensijų plano atitiktis arba informuojamas darbdavys, kad planas neatitinka reikalavimų ir kad reikia daugiau dirbti, kad planas būtų oficialiai patvirtintas.
Norint gauti apsisprendimo laišką, paprastai reikia susisiekti su IRS rajono biuru, kuris apima darbdavio būstinės geografinę vietą. Siūlomas pensijų ar išėjimo į pensiją planas išsamiai pateikiamas IRS. Savo ruožtu IRS įvertina kiekvieną siūlomo plano aspektą ir nustato, ar struktūra atitinka dabartines patvirtinimo sąlygas. Jei viskas tvarkoje, rajono direktorius išduoda oficialų dokumentą, patvirtinantį, kad planas visiškai atitinka. Periodiškai atliekamos plano peržiūros, siekiant įsitikinti, kad bet kokie pagrindinės struktūros pakeitimai taip pat atitinka dabartinius kriterijus.
Jei siūlomas planas neatitinka dabartinių IRS nustatytų reikalavimų, sprendimo laiške paprastai nurodoma, kurios plano sritys neatitinka reikalavimų. Tai suteikia galimybę darbdaviui grįžti ir patikslinti dabartinį planą. Kai peržiūrėtas planas yra paruoštas, jis antrą kartą pateikiamas IRS. Jei IRS tenkina visos neišspręstos plano problemos, darbdaviui grąžinamas ryžtingas raštas, kuriuo oficialiai patvirtinamas planas.
Nors IRS gali periodiškai peržiūrėti pensijų planus, šiuo metu patvirtintus sprendime, darbdaviui paprastai yra protinga neatsilikti nuo bet kokių taisyklių pasikeitimų, kurie gali turėti įtakos plano būsenai. Taip pat verta pasikonsultuoti su IRS dėl bet kokių siūlomų plano pakeitimų prieš juos įgyvendinant. Tai padeda užtikrinti, kad planas gerai veiktų pagal nustatytas kvalifikacijas.
Kartu su oficialiu pensijų plano pripažinimu, IRS taip pat išduoda ryžtingąjį laišką ne pelno organizacijoms, kad patvirtintų jų neapmokestinimo statusą. Laiško tekste cituojama organizacijai taikoma Vidaus pajamų kodekso dalis ir yra oficialus patvirtinimas, kad subjektas yra pripažintas neapmokestinama organizacija.