Pasiūlymo laiškas yra komunikacijos tarp įmonės ir nepriklausomo rangovo, pardavėjo ar laisvai samdomo darbuotojo forma. Laiške aprašomi produktai ar paslaugos, kuriuos rangovas arba laisvai samdomas darbuotojas gali pristatyti, ir kokia bus tų paslaugų ar produktų kaina. Pasiūlymo laiškuose taip pat dažnai nurodoma konkreti užbaigimo data arba laikas.
Kai įmonė nori, kad trečioji šalis atliktų tam tikras užduotis arba pateiktų konkrečius produktus, paprastai ji pirmiausia aiškiai nustatys reikalingas paslaugas ar produktus. Tada įmonė pateiks prašymą teikti pasiūlymus. Tada suinteresuoti rangovai arba laisvai samdomi darbuotojai parengs pasiūlymo laišką, atsakydami į pasiūlymo prašymą.
Rengiant pasiūlymų laiškus labai svarbu suprasti visus įmonės reikalavimus. Konkrečiai užklausai pritaikytas pasiūlymas paprastai padeda padidinti sėkmingo pasiūlymo tikimybę. Pasiūlymo dalyvis turėtų turėti galimybę susidoroti su visais užduoties aspektais ir, jei pasiūlymo užklausoje nebuvo nustatytas terminas, konkurso dalyvis taip pat turėtų turėti galimybę nustatyti realią pristatymo datą.
Rinkodara yra pagrindinė pasiūlymo laiško dalis, kartais vadinama pasiūlymu. Idealiu atveju pasiūlymo laiško autorius turėtų būti susipažinęs su prašomo produkto ar paslaugos rinkos kainomis. Tai svarbu ne tik todėl, kad per didelės kainos pasiūlymai gali būti atmesti, bet ir dėl to, kad per mažas pasiūlymas duos mažesnę investicijų grąžą.
Paprasta paieška internete suteiks daug pasiūlymo laiškų pavyzdžių. Tiesą sakant, kai kurios svetainės siūlo kainų pasiūlymų šablonus. Šablonai yra bendri, tačiau juos galima greitai pritaikyti, kad atitiktų bet kurią pasiūlymo užklausą. Šiose svetainėse taip pat gali būti profesionalių rašymo programinės įrangos sprendimų, kurie gali padėti rengiant projektą ir bet kokią tolesnę komunikaciją, susijusią su pasiūlymų teikimu.
Žinoma, tobulai parengtas pasiūlymo laiškas negarantuoja, kad bus priimtas. Skiriant laiko tyrinėti, kaip parašyti pasiūlymo laišką, gali būti kalbama apie asmens profesionalumą ir darbo etiką, tačiau galiausiai pinigai dažnai yra pagrindinis veiksnys. Išlaidų mažinimas paprastai yra daug stipresnė įmonės motyvacinė jėga nei konkurso dalyvio rašymo stilius. Puikus pasiūlymo laiškas su protinga pristatymo data ir protinga kaina turėtų padidinti konkurso dalyvio galimybes įgyvendinti projektą.
Jei pasiūlymas atmetamas, samdanti įmonė paprastai atsiunčia atsakymą, nurodydama, kodėl pasiūlymas buvo atmestas. Galbūt kitas pardavėjas galėtų atlikti darbą pigiau. Galbūt konkurso laimėtojas galėtų pristatyti greičiau. Bet kuriuo atveju atmetimas nebūtinai turi būti eilutės pabaiga. Jei pasiūlymas buvo pakankamai patrauklus, kitą kartą, kai įmonei prireiks panašaus produkto ar paslaugos, konkurso dalyvis gali būti pirmasis žmogus.