Motyvaciniai laiškai yra profesionalūs laiškai, siunčiami potencialiems klientams kartu su užbaigtais verslo pasiūlymais. Geriausi pasiūlymo motyvacinio laiško pavyzdžiai yra trumpi, asmeniški, bet profesionalūs ir padeda stiprinti ryšį tarp respondento ir gavėjo. Yra keletas pagrindinių elementų, kurie visada randami tokio tipo laiškuose, taip pat kai kurios įprastos klaidos, kurių reikia vengti.
Klaida, kurią daro daugelis verslo specialistų, yra pasiūlymo motyvacinis laiškas kaip būdas apibendrinti pasiūlymo turinį. Kadangi daugelyje pasiūlymų šablonų dokumento pabaigoje pateikiama santrauka, tai nėra būtina. Iš tikrųjų tokio tipo detalių įtraukimas į motyvacinį laišką sukuria situaciją, kai gavėjas turi pakartotinai skaityti tą pačią informaciją, o tai gali turėti neigiamos įtakos vertinimo procesui.
Vienas iš svarbiausių dalykų, kurį reikia turėti omenyje rengiant pasiūlymo motyvacinį laišką, yra trumpas. Pakanka trijų ar keturių trumpų pastraipų. Jei sau nustatysite tokio tipo ribą, visas tekstas bus viename puslapyje, todėl išvengsite klaidos, kai kartu su pagrindiniu dokumentu siunčiate mažąjį pasiūlymą.
Pasiūlymo motyvacinio laiško atidarymas turėtų būti trumpas. Naudokite pirmą pastraipą, kad padėkotumėte gavėjui už leidimą dalyvauti pasiūlymo teikimo procese. Taip pat tikslinga pagirti užklausos dėl pasiūlymo arba RFP struktūrą, kurią jums buvo suteikta naudoti kaip pasiūlymo ir pateikimo proceso gaires. Paprastai tai galima padaryti trimis keturiais sakiniais, nepersistengiant su padėka.
Kitoje pastraipoje gali būti kažkas asmeniško, bet vis tiek profesionalaus. Jei pasiūlymas pateikiamas esamam klientui, tikslinga paminėti, kaip jums patiko dirbti su klientu praeityje. Tais atvejais, kai pasiūlymas skirtas įmonei, kurios niekada anksčiau nevykdėte verslo, sutelkite dėmesį į darbinį ryšį, kuris buvo užmegztas telefonu, el. laiškais ir kitais kontaktais, kuriuos turėjote su pagrindiniu kontaktiniu asmeniu. rengiant pasiūlymo projektą. Tai gali padėti apsaugoti laišką, kad jis nebūtų per sausas, tačiau išvengsite klaidos tapti per daug asmeniška.
Norėdami užbaigti pasiūlymo motyvacinį laišką, nurodykite savo lūkesčius ateičiai. Tai gali apimti tai, kad nekantraujate uždirbti iš verslo ir mėgautis ilgais darbo santykiais su nauju klientu. Ši pastraipa turėtų parodyti pasitikėjimą jūsų siūlomų prekių ar paslaugų kokybe, bet ne mesti jokių priekaištų jūsų konkurentams. Susikoncentruokite į tai, kiek gero galite padaryti klientui, o ne į tai, kiek esate geresni už visus kitus.
Niekada nerašykite savo pasiūlymo motyvacinio laiško, kol pats pasiūlymas nebus baigtas. Taip yra todėl, kad gali tekti vieną ar dvi paskutines bendravimo minutes su gavėju, o tai turės įtakos jūsų laiško tonui ir turiniui. Bet kuriuo atveju visada įsitikinkite, kad jūsų laiško struktūra atitinka tai, ką žinote apie gavėjo verslo kultūrą, ir atitinkamai pasirinkite žodžius. Turint omenyje šį veiksnį, yra subtilus būdas išreikšti pagarbą tam, kaip jie vykdo verslą, neatrodant, kad jie yra globėjiški ar pernelyg išraiškingi komplimentais.