Pasiūlymo užklausa yra raštiškas pelno ar ne pelno įmonės arba vyriausybės prašymas paslaugų teikėjams ir rangovams, įspėjantis, kad pirkėjas rengia verslo pasiūlymus. Tai yra oficialus dokumentas, kuriame išdėstyti konkretūs projekto ar paslaugos reikalavimai, ir jis yra prieinamas potencialiems projekto dalyviams. Pasiūlymo prašymas (RPP), kaip dar žinoma, pritraukia tam tikrus vertinimo kriterijus atitinkančius suinteresuotus asmenis pretenduoti į darbą.
Įmonės ar vyriausybė gali pateikti pasiūlymo užklausą dėl įvairių priežasčių. RFP gali išduoti pensijų fondo valdytojas, nuspręsdamas, kurį investicinį konsultantą pasamdyti portfeliui valdyti. Įmonė gali išduoti RFP, kai ieško konsultacinės įmonės, kuri jai patartų svarbiame įmonės įvykyje, pavyzdžiui, konsoliduojant. Vyriausybė gali paskelbti RFP tam tikriems projektams, pavyzdžiui, kai ji priima nepriklausomų aviacijos ir gynybos rangovų pasiūlymus dėl įgaliojimų.
RFP turėtų išlikti labai konkretus, kad kandidatuotų tik kvalifikuotos šalys, o forma paprastai yra kelių puslapių ilgio. Labai svarbu, kad pasiūlymo prašymas būtų aiškus, kad būtų aiškiai perteikti užduoties tikslai ir būtų patenkinti lūkesčiai. Jeigu tam tikri dokumento aspektai lieka neaiškūs, tiekėjas turi teisę reikalauti papildomos informacijos. Pasiūlymo prašymas – tai galimybė pirkėjams ir tiekėjams susipažinti vieniems su kitais ir nuo pat pradžių įsitikinti, kad abi šalys laikosi tų pačių kriterijų ir terminų.
Dažnai su labai konkurencingu pasiūlymo užklausos procesu susieti keli dokumento tvarkymo etapai ir sluoksniai. Pirmasis iš šių žingsnių yra išankstinis prašymas, kai supaprastinamas dalyvių skaičius. Po išankstinio atrankos prasideda vertinimo procesas ir paskiriami keli komitetai, kurie svarstys trumpąjį tiekėjų sąrašą. Kaina yra svarbi vertinimo procese, nors tai nėra vienintelis kriterijus. Pirkėjas turi rasti tiekėją, kuris ne tik atitiktų biudžetą, bet ir atitiktų pirkėjo strategijas ir tikslus.
Paskutiniame etape laimėtojui įteikiamas ketinimų protokolas ir apdovanojimo laiškas, o atmetimo laiškai išsiunčiami kitiems pareiškėjams. Sutartis sudaroma su tiekėju, kuris labiausiai atitinka pirkėjo biudžetą ir kriterijus. Pasiūlymo prašymo teikėjas turėtų nustatyti su kiekvienu projekto etapu susijusias gairių datas ir terminus.