Pasiūlymo vertinimas yra penkių etapų procesas, naudojamas subalansuotai, nešališkai oficialiam verslo pasiūlymui peržiūrėti. Šio tipo procesas dažniausiai aptinkamas didelių organizacijų ar korporacijų pirkimų ar sutarčių valdymo skyriuose. Pagrindinis pasiūlymo vertinimo tikslas – užtikrinti, kad laimėjusiam pasiūlymui būtų atrenkamas sąžiningas ir skaidrus procesas. Tai labai svarbu, nes dažnai reikia pateikti pasiūlymus dėl brangių projektų ar išlaidų.
Pasiūlymų vertinimui naudojami penki žingsniai: sudaryti komandą, kuri peržiūrėtų paraiškas, užtikrintų atitiktį pateikimo reikalavimams, peržiūrėtumėte atsakymus pagal išsamią konkurso dokumento informaciją, priskirkite kiekvienai kategorijai svorį ir įvertinkite kiekvieną pasiūlymą. Laimėjęs tiekėjas yra pasiūlymas, surinkęs daugiausiai balų. Atlikus atranką, visos pasiūlymą pateikusios įmonės informuojamos apie rezultatus. Nesėkmingos įmonės turi teisę pateikti ieškinį, jei mano, kad procesas buvo šališkas arba pažeidė sutarčių teisę.
Pirmasis pasiūlymų vertinimo proceso žingsnis – suformuoti vidinę komandą, kuri bus atsakinga už pateiktų pasiūlymų peržiūrą. Narystė komandoje turėtų būti pagrįsta atitinkamo proceso patirtimi, susijusia patirtimi ir tvirtu pirkimo proceso supratimu. Kai kuriose organizacijose ši komanda dalyvauja kuriant užklausą dėl pasiūlymo (RPP) arba konkurso dokumentą, kuris platinamas potencialiems tiekėjams. Kitos įmonės gali nuspręsti, kad dvi atskiros komandos pašalina interesų konflikto ir trukdymo galutinėje atrankoje galimybę.
Paprastai viešųjų pirkimų pareigūnas arba RFP koordinatorius peržiūri visus pateiktus dokumentus, kad užtikrintų visišką atitiktį visiems reikalavimams. Tai tik administracinė patikra, siekiant užtikrinti, kad visi pasiūlymai buvo gauti iki termino, visi reikalaujami mokėjimai buvo apdoroti ir ar netrūksta jokių puslapių ar dokumentų. Pasibaigus šiam patikrinimui, pasiūlymų kopijos daromos kiekvienam vertinimo grupės nariui.
Komandos nariai pradeda naują pasiūlymo vertinimo etapą, peržiūrėdami kiekvieną individualų atsakymą ir palygindami jį su RFP arba specifikacijos dokumentu. Peržiūros tikslas – nustatyti, ar pasiūlymas apima visus RFP punktus. Apie trūkstamus elementus kartais pranešama RFP koordinatoriui, kuris kreipiasi į įmonę, kad patikrintų, ar praleidimas nėra kanceliarinė klaida, tačiau daugeliu atvejų tolesni veiksmai neatliekami.
Priklausomai nuo komandos struktūros, kiekvienam RFP skyriui priskiriamas svoris. Kai kurios įmonės šiuos sprendimus priima kaip grupė, o kitos leidžia kiekvienam komandos nariui priimti nepriklausomą sprendimą. Bendras svoris turi būti iki 100, o kategorijos turi būti pagrįstos faktiniais RFP reikalavimais. Nors kai kurios įmonės priskiria svarbą tikrojo pateikimo kokybei, daugelis to nedaro, nes tai iš esmės suteikia balų už pasiūlymo pateikimą.
Paskutinis pasiūlymo vertinimo etapas – balų skyrimas. Kiekvienas komandos narys priima savarankišką sprendimą ir pateikia savo rezultatų kortelę RFP koordinatoriui, kuris susumuoja atsakymus ir nustato sėkmingą pasiūlymą. Visas šis procesas turėtų būti skaidrus ir gintinas teisme kaip nešališkas ir sąžiningas.