Pavojingų krovinių deklaraciją sudaro sausuma, jūra ar oru gabentų pavojingų medžiagų turinio dokumentavimas. Dokumentas patvirtina, kad siuntėjas laikėsi taisyklių dėl ženklinimo ir pakavimo, kad saugiai gabentų medžiagas ar medžiagas, kurios kelia pavojų žmonėms ar gyvūnams. Deklaracijoje turi būti nurodyta tiksli informacija, įskaitant priskirtus kodus tranzitu vežamoms prekėms identifikuoti.
Kai kas nors siunčia pavojingą medžiagą, pavojingų krovinių deklaracijoje nurodomas siunčiamų prekių skaičius ir siuntos grynasis svoris. Pažymimas pavojingos medžiagos pavadinimas kartu su gaminiui priskirtu skaitmeniniu kodu, kuris nustato rizikos lygį įvykus avarijai arba išsiliejus. Formoje nurodomas siuntėjo pavadinimas ir adresas, naudojamos pakavimo medžiagos tipas ir nemokamas kontaktinio asmens numeris kritiniu atveju.
Įvairiems transportavimo būdams taikomos skirtingos taisyklės. Tarptautinė oro transporto pramonė (IATI) reglamentuoja pavojingas medžiagas, siunčiamas lėktuvais, įskaitant pavojingų krovinių deklaracijos pildymą visame pasaulyje. Ši forma turi būti pateikiama kartu su ličio baterijomis, deguonies bakais, įmagnetintais produktais ir radioaktyviomis medžiagomis.
Oru siunčiamus biologinius mėginius arba infekcinių savybių turinčius mėginius taip pat reglamentuoja IATI. Tai gali būti kraujo, išmatų, kūno dalių arba kūno skysčių mėginiai, kuriuose yra patogenų, tokių kaip bakterijos, grybeliai ar parazitai. Biologiniai mėginiai, pažymėti pavojingų krovinių deklaracijoje, gali būti siunčiami į tyrimų laboratorijas diagnostikos tikslais arba kaip tyrimo dalis.
IATI nustato standartus ir įgyvendina taisykles per pavojingų krovinių tarybą. Valdyba gali periodiškai tikrinti siuntą, siekdama užtikrinti, kad pavojingų krovinių deklaracijoje būtų tinkamai aprašytos pavojingos medžiagos ir ar pakuotės pakanka, kad būtų išvengta nuotėkio ar plyšimo. Ši organizacija taip pat rengia mokymo kursus siuntėjams ir antžeminiams darbuotojams, tvarkantiems šiuos paketus.
Deklaracijoje dėl siuntų, siunčiamų žeme arba jūra, gali būti nustatyti degūs skysčiai arba kietos medžiagos. Bet kuriai medžiagai, kuri gali sprogti arba išsiskirti pavojingas dujas, taikomos specialios pakavimo ir tvarkymo taisyklės. Toksiškos medžiagos reikalauja specialaus kodavimo ir ženklinimo, nurodyto pavojingų krovinių deklaracijoje.
Šie dokumentai padeda valdyti pavojus perkeliant pakuotes iš vienos transportavimo rūšies į kitą. Jie taip pat iš karto nurodo pavojaus lygį įvykus avarijai. Greitosios pagalbos darbuotojai gali peržiūrėti deklaraciją ir nustatyti, kokią medžiagą reikia išvalyti, kad apsaugotų visuomenės sveikatą ir saugą. Dokumentas taip pat padeda pavojaus įguloms nustatyti konkrečių medžiagų nukenksminimo zonos dydį.