Didelės organizacijos paprastai naudoja personalo grupę kaip būdą apibrėžti skirtingus darbuotojų tipus. Šio termino kūrimas glaudžiai susijęs su žmogiškųjų išteklių informacinių sistemų (HRIS) įdiegimu, kurios padarė revoliuciją žmogiškųjų išteklių verslo procesuose įvairiose įmonėse. Personalo grupė naudojama siekiant patenkinti tris vairavimo poreikius: sukurti metodą, kaip atpažinti konkrečias bendras funkcijas atliekančius darbuotojus, palengvinti priežiūrą ir testavimą bei sekti veiklą pagal grupes.
Apibrėžiant personalo grupę, lengviausias būdas tai padaryti yra aukšto lygio organizacinės struktūros peržiūra. Profesinės sąjungos grupės yra lengva vieta pradėti, nes profesinių sąjungų grupėje visi darbuotojai turės bendras specifines darbo sąlygas. Tai gali apimti teisę į atostogas, viršvalandžių skaičiavimo taisykles, sąjungos mokesčius ir darbo stažo reikalavimus.
Darbuotojų grupei apibrėžti naudojama nomenklatūra skiriasi ir, atsižvelgiant į turimą HR programinę įrangą, simbolių skaičius gali būti ribojamas. Paprastai dauguma organizacijų naudoja sąjungos akronimą arba pirminės pareigybės aprašymą, kad nustatytų darbuotojų grupes. Nors skaičių seką galima naudoti, ji gali greitai tapti labai sudėtinga žmogiškųjų išteklių darbuotojams, duomenų architektams ir kitiems žmonėms, kuriems reikia manipuliuoti duomenimis.
Kai profesinių sąjungų grupėms priskiriama unikali personalo grupė, kitas etapas yra likusių darbuotojų grupių nustatymas. Tam naudojamos įvairios metodikos, priklausomai nuo organizacijos sudėtingumo. Pažvelkite į skirtingas pareigas ar pareigybių aprašymus ir nustatykite bendrumus, apimančius kelis darbuotojus. Šie bendrumai turėtų būti elementai, kuriems įmonė turės turėti galimybę sukurti unikalias ataskaitas. Viceprezidento ir aukštesnio lygio vadovai dažnai sugrupuojami į vieną personalo grupę.
Venkite kurti personalo grupę pagal vietą ar panašią ataskaitų teikimo struktūrą. Šie bendrumai jau nustatyti pagal pašto adresą, vietos rodiklius ir darbo numerius arba pavadinimus. Vietoj to žiūrėkite vienu lygiu aukščiau, sutelkdami dėmesį į panašių išmokų plano tinkamumą arba darbo užduotis.
Personalo grupės turėtų būti suskirstytos į tokią struktūrą, kuri kiek įmanoma labiau imituotų tikrąją organizacinę struktūrą. Turėtų egzistuoti parinktys, leidžiančios paleisti ataskaitas skirtingoms organizacinės struktūros šakoms, prireikus sujungiant kelias personalo grupes. Suvestinės ataskaitos paprastai yra užprogramuotos naudoti hierarchijos struktūrą, kad atitiktų šiuos poreikius, ir gali būti įtrauktos į ataskaitų pasirinkimo ekranus.
Svarbu teisingai identifikuoti personalo grupes, nes bet kokie grupės bendrybių pakeitimai gali būti pakeisti vieną kartą ir pritaikyti visiems šios grupės darbuotojams. Pavyzdžiui, jei visi profesinės sąjungos darbuotojai turi teisę į metinį atlyginimo padidinimą, šis pakeitimas gali būti taikomas konkrečiai darbuotojų grupei. Tai labai supaprastina programavimo, testavimo ir ryšio reikalavimus.